Für ein gutes Preisverständnis bei deiner Eventrecherche brauchst du keine Fähigkeiten, mit denen ein Zahlencode zu knacken wäre. Wenn du allerdings mehr wissen und weiterlesen möchtest, hast du dich für die "rote Pille" wie im Film ”Matrix” entschieden. Du erwachst aus der Preismatrix und erfährst die Wahrheit. Preise sind elastischer als du glaubst!
Wenn du deine Eventrecherche auf ein neues Level bringen willst, folge weiterhin dem Text! Hinter Preisen von Pauschalen und Angeboten eröffnen sich Möglichkeiten, von denen du nicht mal etwas geahnt hast.
- Wie viel kostet deine Veranstaltung?
- Preise verhandeln
- Fehler in der Matrix
- So minderst du das Risiko bei deiner Veranstaltungsplanung
Wie viel kostet eine Veranstaltung?
Wie bei allem, was bewirtschaftet werden muss, fallen auch im Hotel oder der Location fixierte und variable Ausgaben an. Für deine Veranstaltung benötigst du Räume, Technik und meistens Verpflegungsleistungen, je nach Veranstaltungsdauer auch mal Zimmer. In Locations musst du darüber hinaus oft noch für das Catering oder die Technik während der Veranstaltung selbst sorgen.
Für Hotelzimmer fallen genauso fixe und variable Kosten an. Diese bekommst du nicht unbedingt zu sehen, und hier liegt auch die Crux. Räume und Hotelzimmer sind limitiert und werden oft bietend zu Gunsten einer hohen Gesamtkostendeckung veräußert. Wer da alles mitbietet, bleibt ein Geschäftsgeheimnis des Hotels. Je näher dann das Veranstaltungsdatum rückt und je mehr leerstehende Kapazitäten noch vorhanden sind, desto günstiger oder auch teurer werden die Räumlichkeiten angeboten. Dies entscheidet der Revenue Manager.
Ein verbindlicher Festpreis ist da nicht in Sicht. Aber im Geschäftsalltag geht ein Anbieter schon mal bis auf die Fixkosten runter. Variable Kosten wie Strom, Reinigung oder Wasser fallen in der Summe zumindest dann aus deinem Angebot raus. Eine gängige Praxis.
Das klingt komplizierter als es ist: Denn sicher sind dir schon mal die übermäßig günstigen Angebote von touristischen Busreisen aufgefallen. Nennen wir sie mal Kaffeefahrten: Ein halbes Zimmer bei diesen touristischen Busreisen kostet in der Regel gerade mal halb so viel, wie die Fixkosten des Zimmers. Deswegen sind sie so günstig.
Preise verhandeln
Wie so oft, wenn man in einer Aufgabe steckt, hat man nicht die Möglichkeit alle Optionen abzuwägen. Dazu gehören auch Spielräume, die einem die Preispolitik von Hotels eröffnet. Viel zu sehr ist man in die Recherche adäquater Veranstaltungsräumlichkeiten und Zimmerbuchungen vertieft. Was will man dann noch mehr, wenn endlich ein vergleichsweise günstiger Anbieter gefunden wurde?
Was viele nicht wissen: Die Angebots- und Zimmerpreise sind in einer Spanne von bis zu 20% verhandelbar. Das ist hierzulande weder bekannt noch üblich. In Deutschland ist es nicht üblich zu handeln. Das mag daran liegen, dass das Handeln mit dem Rausschlagen von Rabatten verwechselt wird.
Rabatte gibt es in Hotels so nicht. Der Preis liegt in der Wertigkeit der Hotel- und Eventdienstleistungen und berechnet sich nach Auslastung des Hotels. Ein bisschen Handeln geht da immer. Sind schon viele Zimmer und Veranstaltungsräumlichkeiten gebucht, steigt der Preis allerdings auch. Es lohnt sich aber in jedem Fall anzurufen, seine Situation zu erklären und zu verhandeln.
Bei Essen und Getränken hingegen sind die Preise härter kalkuliert. Speisen benötigen Lebensmittel und Personal für die Zubereitung. Beides ist ganzjährig immer gleich kalkuliert und deshalb sind die Preise auch nicht elastisch. Bei Technik und Raummieten sieht das schon wieder anders aus!
Fehler in der Matrix
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Vorsicht - manche Serviceangebote sind regelrechte Preistreiber. Dazu zählen zum Beispiel die Getränke während einer Tagung und zum Essen. Kleine Getränkeinseln mit 0,2 l Softgetränken sind oft unverhältnismäßig teuer. Lege am besten selbst die Leistungen fest, damit du deine Angebote vergleichen kannst. Denn so manche Hotels haben sogar einen "Emotion-Manager". Der kümmert sich um Annehmlichkeiten, wie unterschiedliche Kissen, Allergiker-Ausstattungen und Gastgeschenke auf den Zimmern. Doch was bei dem einen Hotel ein "Herzlich Willkommen Geschenk” ist, dafür berechnet ein anderes wiederum 8,50 € / pro halben Liter Wasser auf den Zimmern. Popcorn gefällig? |
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Das Kilo für umgerechnet 128,57 € gibt es zum Beispiel in einem Frankfurter 5-Sterne Hotel.
Am besten nutzt du Angebote, wo Getränke oder Mahlzeiten bereits in den Pauschalen inbegriffen sind, natürlich auch Wasser und Säfte zu den Mahlzeiten.
So minderst du das Risiko bei deiner Veranstaltungsplanung
Gut durchdachte und von Dienstleistern akzeptierte AGB unterstützen dich bei deiner Planung ebenso wie eine vorher festgelegte Frist, bis wann ein Angebot gültig ist. Vorteilhaft ist zudem, wenn der Kommunikationsverlauf sicher aufbewahrt wird, für alle Fälle ;) So kannst du risikofrei und sicher deine Veranstaltungen planen.
Und wenn du nicht genau weißt, wie viele Teilnehmer kommen, vereinbare am besten ein Abrufkontingent mit einem Stichtag. Das hat den Vorteil, dass danach alle Zimmer in den freien Verkauf zurückgehen und gar keine Stornokosten anfallen.
So funktioniert es auch im MICE Portal. Du legst selbst fest, bis wann das angefragte Angebot beim Anbieter gelten soll. Und das Beste: Der Preis ändert sich nicht mehr, egal wie die Auslastung im Hotel ist. Klingt fair? Dann lass dich für deinen Einstieg im MICE Portal kostenfrei beraten. 
