Die meisten Software-Einführungs-Projekte scheitern nicht am Change Prozess selbst, sondern am internen Widerstand. Das gilt auch für die Digitalisierung von MICE Prozessen. Umso wichtiger ist es, alle Beteiligten vom Start bis zum Ziel abzuholen, einzubinden und mitzunehmen. Wir zeigen dir, welche 7 Change Management Phasen du dafür durchlaufen und meistern musst.
Wenn Unternehmen MICE Prozesse digitalisieren, konzentrieren sie sich häufig auf Systeme, Prozesse und Ergebnisse. Was aber ist mit den emotionalen Auswirkungen, die Veränderungen immer auch auf die beteiligten Menschen haben? Denn werden diese nicht ausreichend berücksichtigt, ist erfolgreiches Change Management oft gar nicht möglich. Hilfe bietet das Change Management-Modell von Richard K. Streich, das die sieben emotionalen Change Management Phasen übersichtlich darstellt.
1. Überraschung und Schock
„Hast du schon gehört, was bald ansteht?“ – erste, meist über den Flurfunk verbreitete Gerüchte über die geplanten Veränderungen machen die Runde und verursachen Unruhe im Unternehmen. Wird der notwendige Change dann offiziell kommuniziert, ist die erste Reaktion Überraschung und Schock. Hinzu kommen Angst und Unverständnis, die häufig auch lähmend auf Mitarbeitende wirken können.
Jetzt ist es wichtig, offen zu kommunizieren und Fragen zu beantworten. Das Ziel in dieser Phase muss sein, die herrschende Unsicherheit zu verringern.
2. Ablehnung und Verneinung
Der erste Schock ist überwunden: Jetzt folgt der Widerstand. Dabei handelt es sich um eine natürliche Reaktion, die Menschen zeigen, wenn sie gewohnte Strukturen überwinden und sich aus ihrer Komfortzone bewegen müssen. „Das bringt doch nichts und das haben wir doch schon immer so gemacht!“ sind typische Aussagen, die man in dieser Phase hört.
Kaum jemand kann sich jetzt schon auf die geforderten Veränderungen einlassen. Transparenz, Empathie und verständnisvolles Zuhören sind jetzt gefragt. Es gilt, den Mitarbeitenden schonend zu vermitteln, dass der Wandel unausweichlich ist.
3. Rationale Einsicht
So langsam begreifen Mitarbeitende, dass ihr Widerstand nicht zum gewünschten Ergebnis führt. Die Einsicht zur notwendigen Veränderung steigt, bleibt aber noch sehr oberflächlich und vor allem im Punkt Eigeninitiative gibt es noch sehr wenig Bewegung. Es wird an kleineren Stellschrauben gedreht, um der als unangenehm empfundenen Situation zu entkommen.
Nun lässt es sich nicht mehr vermeiden, in die persönliche Auseinandersetzung mit den Mitarbeitenden zu gehen, um den Change Prozess weiter zu fördern.
4. Emotionale Akzeptanz
In dieser Phase der emotionalen Akzeptanz geht es darum, dass die Mitarbeitenden nicht nur die Notwendigkeit des Wandels einsehen, sondern auch verstehen, wie es dazu kommen konnte. Sie erkennen, dass das Alte nicht einfach durch das Neue ersetzt wurde, sondern dass es einen Grund dafür gibt. Es geht darum, die Vergangenheit zu reflektieren und dabei auch die Erfolge und Erfahrungen zu würdigen, die aus der alten Struktur hervorgegangen sind. Durch diese Wertschätzung schaffen die Mitarbeitenden eine emotionale Verbindung zum Neuen und sind bereit, sich aktiv an der Umsetzung zu beteiligen.
Zeit und Raum für das Abschiednehmen sind jetzt wichtig, zum Beispiel durch Workshops oder auch persönlich geführte Einzelgespräche.
5. Ausprobieren und Lernen
Es geht voran: Mitarbeitende beginnen neugierig, sich mit der veränderten Situation und den damit verbundenen Prozessen auseinanderzusetzen. Sie probieren neue Dinge aus und erleben erste Lernerfolge.
Jetzt gilt es, die Energie für das Neue zu nutzen, Wissen und Kompetenzen zu vermitteln. Ermutigung, Geduld und Möglichkeiten zum Erfahrungsaustausch sind in dieser Phase wichtig.
6. Erkenntnis
In dieser Phase der Erkenntnis beginnen die Mitarbeitenden zu verstehen, dass der Wandel nicht nur notwendig, sondern auch positiv für sie ist. Sie haben ihre Kompetenzen erweitert und können diese nun effektiv in ihre tägliche Arbeit integrieren. Die positiven Erfahrungen und Erfolge motivieren die Mitarbeitenden weiterhin engagiert an der Umsetzung des Change Prozesses zu arbeiten. Mit jedem Teilerfolg steigt ihr Selbstbewusstsein und Vertrauen in ihre eigenen Fähigkeiten. Die positiven Auswirkungen der Veränderung werden nun deutlich spürbar und sorgen für eine optimistische Grundhaltung, die den weiteren Verlauf des Change Management Prozesses positiv beeinflusst.
7. Integration
In der Integrationsphase haben sich die Mitarbeitenden an die neuen Prozesse und Strukturen gewöhnt und sie als festen Bestandteil des täglichen Arbeitsablaufs akzeptiert. Die Normalität ist zurückgekehrt und Ruhe kehrt ein. Doch auch in dieser Phase ist es wichtig, den Change-Prozess nicht aus den Augen zu verlieren und eine retrospektive Analyse durchzuführen. So können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden, die bei zukünftigen Veränderungen helfen und den Erfolg des Change-Managements weiter steigern. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist entscheidend, um auch nach der erfolgreichen Integration der neuen Prozesse und Strukturen langfristig erfolgreich zu bleiben.
Jetzt ist es Zeit für eine „Retrospektive“. Denn wer sich wertvolles Feedback über den gemeisterten Change Prozess einholt, kann den nächsten vielleicht noch erfolgreicher gestalten.
Change Management Braucht Geduld und Zeit
Betrachtet man die sieben emotionalen Stadien der Veränderung, wird vor allem eines klar: Veränderung braucht Geduld, Zeit und in jeder Change Management Phase eine empathische Reaktion, die der aktuellen Gefühlslage der Mitarbeitenden entspricht.
Und obwohl das Modell von Richard K. Streich aus den 1990er Jahren stammt, ist es für die Einführung einer Eventplanungssoftware und andere digitale Transformationsprozesse auch heute noch bestens geeignet. Denn: Die Natur des Menschen ändert sich nun mal nicht so schnell.
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Und falls Sie die Einführung einer digitalen MICE-Lösung in Erwägung ziehen, hilft Ihnen unsere downloadbare Checkliste, klarer zu sehen.
