Weißt du, wie deine MICE Prozesse laufen? Und weißt du, wie sie noch besser laufen können? Ganz gleich, was du erreichen willst – mit einer Prozessanalyse gewinnst du Sicherheit für fundierte Entscheidungen und decken versteckte Optimierungspotentiale auf.
Hast du schon mal unter der Lupe betrachtet, welche MICE Prozesse sich in deinem Unternehmen automatisieren lassen? Nein? Dann wird es höchste Zeit. Ob du den Buchungsprozess verschlanken willst, den Vergleich verschiedener Angebote oder Preis-Nachverhandlungen digitalisieren möchtest, transparente Beschaffungsprozesse wünschst oder mit vereinfachten Online-Genehmigungsprozessen Compliance-Richtlinien durchsetzen und Kosten senken willst: Mit unseren 6 Tipps weißt du, worauf es bei der Analyse eines MICE Prozess ankommt.
Tipp 1: Top-Down vom Allgemeinen zum Detail
Um die Top-Kandidaten für eine genauere Analyse zu finden, gehe hierarchisch von oben nach unten vor. Definiere im ersten Schritt nur die Kernprozesse, die zum Erreichen deiner primären Ziele wichtig sind und prüfe, ob sich diese mit einem Tool zur Eventplanung und -Organisation erreichen lassen. Später kannst du die Kernprozesse immer noch in Teilprozesse zerlegen, spezielle Leistungsmerkmale formulieren und im Detail analysieren, wo es Schwachstellen und Verbesserungspotenziale gibt.
Tipp 2: Stärken und Schwächen per SWOT identifizieren
Im Vorfeld der Prozessanalyse ist die SWOT-Analyse ein wirkungsvolles Instrument, um die aktuellen Stärken (Strengths), Schwächen (Weaknesses), Chancen (Opportunities) und Risiken (Threads) der Ist-Situation festzuhalten. Wichtig für die Positionsbestimmung ist es, Stärken und Schwächen immer auf die Zielsetzung des eigenen Unternehmens abzustimmen. Welche MICE Prozesse laufen gut und wo hakt es? Welche Möglichkeiten bieten sich und welche Chancen sind durch ein digitales Tool absehbar? Und wo lauern die Gefahren?
Ganz allgemein können MICE Prozesse im Tagesgeschäft sehr betreuungsintensiv sein. Wenn du Buchungsanfragen noch manuell versendest, dann vergeht mitunter einige Zeit, bis du Angebote erhälst, die dann untereinander noch schlecht vergleichbar sind. Eine Schwäche, die Zeit, Geld und Nerven kosten kann. Eine Stärke könnte hingegen sein, dass deine technischen Voraussetzungen zur Integration einer Lösung für den Software-Eventplanungsprozess bereits vorhanden sind, was die Implementierung erheblich erleichtern würde. So bildet die SWOT-Analyse eine grundlegende Informationsbasis für die weitere Prozessanalyse.
Tipp 3: Ist-Soll-Analyse – Status quo mit der Zukunft abgleichen
Bei der Ist-Soll-Analyse wird die aktuelle Situation festgehalten, um daraus Ziele für die Zukunft abzuleiten. Wie läuft die Buchung, Planung und Durchführung von Events zurzeit ab? Wer sind die Entscheidungs- und Bedarfsträger? Welche Verträge und internen Richtlinien sind zu berücksichtigen? Wenn der Eventmanager für das Teilnehmermanagement noch die Excelliste nutzt, gehört das auf die Ist-Seite. Auf der Soll-Seite könnte stehen, dass vom Versand der Einladungen über die Registrierung der Teilnehmer bis zum Check-In alles automatisiert ablaufen soll. So leitet man aus den Ist-Werten die Zielvorgaben für die Soll-Seite ab und schon stehen sie: Die Eckpunkte für eine Strategie, die nicht nur fest im Status quo verankert ist, sondern einem auch die Optimierungspotentiale klar vor Augen führt.
Tipp 4: Prozess-Kennzahlen definieren und nutzen
So gut wie jeder MICE Prozess lässt sich anhand einer Vielzahl an Kriterien analysieren und bewerten. Und obwohl Kennzahlen immer so individuell sein sollten, wie das Unternehmen, zu dem sie gehören, zählen Prozessqualität, Prozesszeit und Prozesskosten allgemein zu den wichtigsten. Darüber hinaus gibt es weitere spezielle Kennzahlen, anhand derer die verschiedenen Nutzer wie z.B. Einkäufer oder auch Eventmanager den Erfolg eines Systems oder aber deiner konkreten Veranstaltung messen können. Für den Eventmanager sind z. B. die Zahl der Anmeldungen, Event-Teilnehmer, Social Media-Engagement, Konversionsraten, um nur einige zu nennen, die Wichtigsten. Für den Einkäufer hingegen sind eher Zahlen über die systembedingten und realisierten Einsparungen, die Reduzierung von eingesetzten Ressourcen oder die Menge von Transaktionen von Bedeutung. Hauptsache ist nur, dass du über belastbare Daten und Kriterien für eine individuelle Bewertungsgrundlage verfügst.
Tipp 5: Anforderungen im Lasten- und Pflichtenheft festhalten
Alle relevanten Auswahlkriterien für ein digitales Eventplanungstool, das deine MICE Prozess in den Soll-Zustand überführen soll, werden im Lastenheft festgeschrieben. Es dient als sichere Basis für die Softwareeinführung, beschreibt die Anforderungen aus der Perspektive des Auftraggebers und ist maßgeblich für die Recherche eines Anbieters. Auch ist es die Grundlage für das Pflichtenheft, das beschreibt, wie und auf welcher technischen Basis der Anbieter die gewünschten Anforderungen umsetzen will – und auf vertraglicher Basis dann auch muss.
Tipp 6: Begleitendes Prozesscontrolling und -Marketing
Digitale Optimierungspotentiale gibt es fast überall. Auch im Einkauf sowie der Planung und Organisation von Veranstaltungen. Wer effizient arbeiten möchte, sollte vorhandene MICE Prozesse immer wieder auf den Prüfstand stellen und bei Bedarf neu denken. Erweiternd zur Ist-Soll-Analyse kommt hier der fortlaufende Ist-Soll-Vergleich zum Einsatz, dessen Daten aus der Erfolgskontrolle stammen. Wenn hier Lücken klaffen, sollten sie im Zuge der kontinuierlichen Verbesserung geschlossen werden. Wichtig ist unter anderem ein fortlaufendes Controlling, da Prozesse sich ständig verändern können und dann entsprechende Anpassungen notwendig werden.
Zudem treten im allgemeinen auch noch interne Widerstände auf. Diese sind nicht zu vernachlässigen und sollten vor allem nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Internes Prozessmarketing durch die frühzeitige Einbindung der verschiedenen User hilft in der Regel dabei, Hürden abzubauen und die Akzeptanz zu steigern.
Mehr dazu erfährst du in unserem kostenfreien MICE-Prozess-Audit.
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