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So optimieren Sie Ihre E-Mail-Kommunikation

Ein leerer Posteingang macht glücklich - ein Interview über Coaching und weitere hilfreiche Methoden zum E-Mail-Management.

Sebastian Reimer, Methodencoach und Experte für Lean Management im Office hat ein Online-Coaching zur Selbstorganisation im Umgang mit E-Mail Management erarbeitet.

Herr Reimer, worauf zielt das Coaching ab?

„Wir alle erhalten jeden Tag zahlreiche und vor allem oft überflüssige E-Mails. Die Flut lässt sich kaum aufhalten, aber den Umgang damit kann man sehr wohl verbessern. Wer die Methoden zum E-Mail-Management konsequent anwendet, kann Mails souveräner beantworten, behält dauerhaft den Überblick über seine Korrespondenz und freut sich jeden Abend über einen leeren Posteingang. Ein gutes E-Mail-Management verbessert die Bearbeitungsquote, das betrifft sowohl die eigene Produktivität als auch die Antwortquote der Empfänger. Es gibt durchaus Tricks, wie man jede Mail innerhalb von 24 Stunden beantworten kann und wie man selber Antworten bekommt.“

Was sind die häufigsten Probleme im Umgang mit E-Mails ?

„Meistens geht es um die Fragen, wie man die Masse an eingehenden E-Mails eindämmen, Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden und Überblick behalten kann.

Wenn einen z.B. die Pop-up-Meldungen über E-Mail-Eingänge ständig ablenken, sollte man diese Benachrichtigungen unterdrücken. Das geht ganz nach Bedarf. Diese Funktion kennen und nutzen allerdings nur wenige.

Auch wenn man zu viele CC-Mails bekommt, die keine aktuell benötigten Informationen enthalten, gibt es bei Outlook eine Funktion, mit der CC-Mails automatisch in einen separaten Ordner abgelegt werden. So stören sie nicht und geraten dennoch nicht in Vergessenheit.“

Das Suchen von E-Mails ist für viele ein Ärgernis. Wie kann man E-Mails schneller sortieren und griffbereit ablegen?

„Man kann E-Mails immer sofort in benutzerdefinierte Ordner verschieben. Die lassen sich sehr leicht einrichten, organisieren und wiederfinden.

Markierungen sind das A und O beim E-Mail-Management. Mit wenigen benutzerdefinierten Attributen lassen sich eingehenden E-Mails automatisch so markieren, dass man sie leicht findet.

Mit Outlook kann man schon im aktiven Postfach farbige Kategorien einrichten und damit den Status einer E-Mails schneller erfassen.

Andere standardisierte Funktionen kann man deaktivieren, z.B. dass E-Mails beim Öffnen als gelesen markiert werden, auch wenn man sie noch gar nicht komplett gelesen hat. Individualisieren Sie Ihren Posteingang.“

Die meisten von uns verbringen gefühlt zu viel Zeit E-Mails - wie lassen sich Korrespondenz und Verwaltung beschleunigen?

„Von der automatischen Rechtschreibkorrektur über das Verschieben von Infos in den Terminkalender bis hin zu Textvorlagen - es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die den Umgang mit E-Mails erleichtern.

Man kann bei Outlook Suchordner einsetzen, so dass in separaten Ordnern automatisch alle privaten E-Mails von Familie und Freunden angezeigt werden. Die Suchordner-Funktion des Programms hat den großen Vorteil, dass E-Mails auch im aktiven Postfach nach bestimmten Suchkriterien angezeigt werden.

Mit Hilfe von „QuickSteps“ lassen sich mehrere Aufgaben mit einem einzigen Klick erledigen, beispielsweise E-Mails in Ordner verschieben, kopieren, löschen, versenden, usw.. Diese praktischen Voreinstellungen können sehr zeitsparend sein.

Outlook bietet etliche Tastenkombinationen, mit denen man schneller zwischen Funktionen wechseln oder Befehle eingeben kann. Per Online-Coaching kann man sie kennenlernen und üben.“

Mehr Hinweise sowie Anleitungen vom Coach für ein besseres E-Mail-Management erhalten Sie hier im Leitfaden:

Mehr Zeit für das Wesentliche! Optimieren Sie Ihren E-Mail-Eingang

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