Der Einkauf von Veranstaltungen und anderen MICE-Dienstleistungen stellt Unternehmen vor eine komplexe Herausforderung. Marketing- und Vertriebsteams, die Personalabteilung sowie weitere Unternehmensbereiche sind oft in den Prozess involviert. Vor allem in mittleren und großen Unternehmen spielt auch der Einkauf eine wichtige Rolle, um Kosten und Risiken effektiv zu kontrollieren. Doch aufgrund der spezifischen Anforderungen dieser emotionalen Warengruppe ist es für den Einkauf oft schwierig, zuverlässig die richtigen strategischen Entscheidungen zu treffen. Dieser Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick über die Besonderheiten des Veranstaltungseinkaufs und zeigt auf, wie Unternehmen von digitalen Lösungen profitieren können, um effektivere Planung und Durchführung von Events zu erreichen.
Beim Veranstaltungseinkauf geht es um alle externen Events, die von Dritten zur Verfügung gestellt werden. Im Englischen spricht man von Meetings, Incentives, Congresses und Events, oder schlicht MICE. Auch hierzulande wird die Veranstaltungsbranche auch häufig als MICE-Branche bezeichnet. Das Akronym beschreibt dabei die gesamte Palette von Veranstaltungen von Schulungen, Seminaren, Workshops, Tagungen, Projekttreffen, Teamevents und Off-Sites bis hin zu Hauptversammlungen, Tagungen, Weihnachtsfeiern und Kundenveranstaltungen.
Auch bei Veranstaltungen muss beim Einkauf das Lieferkettensorgfaltsgesetz beachtet werden. Hierbei gibt es für den Einkauf grundsätzlich mehrere Wege, die Umsetzung der gesetzlichen Bestimmungen sicherzustellen. Eine Rolle spielen dabei Zertifizierungen der Lieferanten wie beispielsweise über das Fairtrade-Siegel oder das GOTS-Zertifikat, die eine gute Orientierungshilfe bieten. Darüber hinaus müssen Einkäufer*innen jedoch auch die Verträge mit den Dienstleistenden überprüfen, um die Compliance zu gewährleisten. Eine wichtige Rolle hierbei spielt auch die Digitalisierung des Einkaufs.
Gerade beim Veranstaltungseinkauf versetzen digitale Einkaufslösungen Unternehmen in die Lage, mehr Kontrolle während des gesamten Procurement-Prozesses zu bewahren. Moderne E-Procurement-Plattformen für Veranstaltungen können viele Arbeitsschritte automatisieren, angefangen bei Bedarfsmeldungen, aber auch weitere Arbeitsschritte wie Kontierung, Freigabe, Wareneingangsprüfung und Abrechnung.
Ein weiterer Vorteil von der Digitalisierung des Procurements für Veranstaltungen ist zudem auch der vereinfachte Anbietervergleich, der maßgeblich dazu helfen kann, die Kosten zu senken. Außerdem bieten digitale Lösungen zudem eine bessere Vernetzung mit Anbieter*innen und eine bessere Abwicklung von Dokumenten und Verträgen und AEBs zwischen Einkauf und Lieferantinnen und Lieferanten.
Die Kalkulation der Kosten für eine Veranstaltung ist von entscheidender Bedeutung. Ein gut durchdachtes Eventkonzept bildet die Grundlage für eine realistische Kostenkalkulation und hilft bei der Analyse, indem es die Gesamtkosten in Selbst- und Fremdleistungskosten aufschlüsselt. Unter Selbstkosten fallen Personaleinzelkosten, Sacheinzelkosten und Gemeinkosten, während Fremdleistungskosten für Dienstleistungen von Drittanbietern entstehen.
Die Kosten für eine Veranstaltung können je nach verschiedenen Faktoren variieren, wie Standort, Saison und Veranstaltungsformat. Die Aufteilung der Kosten in verschiedene Kategorien wie Konzeptionskosten, Agenturhonorare, Teilnehmermanagement und weitere ermöglicht eine detaillierte Kalkulation. Zu den Kosten während der Durchführung gehören unter anderem Essen/Catering, Raumkosten, Dekoration, Unterhaltung und Technik genauso wie möglicherweise die Bettensteuer und Kur-Taxe. Auch bei der Nachbereitung können weitere Kosten für Evaluation, Dokumentation und Follow-Up entstehen.
Der Einkauf strebt wie der Vertrieb danach, Einsparungen als Beitrag zum Unternehmenserfolg in der Gewinn- und Verlustrechnung zu dokumentieren. Dabei ist es wichtig, sowohl monetäre als auch prozessuale Einsparungen nachvollziehbar zu messen. Während der Fokus oft auf ergebniswirksamen Einsparungen in einzelnen Warengruppen oder Abteilungen liegt, werden prozessuale Optimierungen beim Veranstaltungseinkauf häufig vernachlässigt. Dennoch bieten solche Optimierungen ein erhebliches Potenzial für Einsparungen durch verbesserte Abläufe und Qualität.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht dabei operative Verbesserungen und Flexibilisierung über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg. Um diese Erfolge besser auszuweisen, sind Konzepte und Tools zur Erfolgsmessung unerlässlich, um verbindliche Richtlinien und Vorgaben zur Ermittlung der Einsparungen anzuwenden.
Das Thema Abrechnungen im Veranstaltungseinkauf gewinnt für Unternehmend zunehmend an Bedeutung. Besonders im Bereich des Travel- und Eventmanagements zeigt sich ein deutlicher Trend weg von unübersichtlichen Einzelrechnungen hin zu zentralen Abrechnungslösungen mit transparenten Abläufen. Bei Travelmanager*innen sind zentrale Zahlungs- und Abrechnungsprozesse bereits etabliert und bieten einen klaren Überblick über die Reiseausgaben. Im Veranstaltungseinkauf gestaltet sich die Umsetzung einer zentralen Abrechnung aufgrund hoher Kreditorenanzahlen und fehlender Integration in bestehende Beschaffungsprozesse jedoch herausfordernder.
Digitale Buchungsplattformen für Veranstaltungen bieten Unternehmen End-to-end-Lösungen an, die den Organisationsprozess für Veranstaltungsmanager und die Abrechnungen für Einkäufer vereinfachen. Die richtige Kombination aus Online-Tool und maßgeschneiderter Bezahllösung ermöglicht eine effiziente Abwicklung und trägt zur Kostenersparnis bei. Insbesondere die AirPlus Meeting Card bietet eine Lösung für transparente Bezahlung und Abrechnung und schafft damit die notwendige Transparenz in komplexen Abrechnungsprozessen.
Rahmenverträge sind eine zentrale Komponente im Einkaufsprozess eines Unternehmens, einschließlich Vereinbarungen mit Hotels. Rahmenverträge bieten nicht nur die Möglichkeit, Raten zu fixieren, sondern auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) zu regeln, was für beide Parteien Vertragssicherheit schafft und Wildwuchs bei Reservierungsverträgen verhindert.
Ein weiterer Vorteil von Rahmenverträgen sind die erzielbaren Einsparungen durch die Bündelung des Volumens und die Verhandlung günstigerer Preise im Vergleich zu Einzelbuchungen. Durch verhandelte Einkaufsbedingungen werden Preise begrenzt und eine Preissicherheit geschaffen, während ein gleichbleibender Standard an Raten und Service eine stabile Grundlage für eine langfristige Zusammenarbeit bildet.
Das sogenannte „Maverick Buying“ bezeichnet das eigenmächtige Einkaufen von Mitarbeitern außerhalb der unternehmensinternen Richtlinien. Diese Praxis führt oft zu unnötigen Verlusten und hohen Kosten, da die Mitarbeiter mögliche Preisvorteile oder Rahmenvereinbarungen nicht nutzen. Viele Angestellte sind sich nicht bewusst, dass ihr eigenmächtiges Handeln dem Unternehmen finanziell schadet, oft aufgrund fehlender Kommunikation über interne Prozesse oder Rahmenverträge.
Um Maverick Buying zu verhindern, ist es entscheidend, klare Kaufprozesse und interne Richtlinien zu entwickeln und zu kommunizieren. Das Einkaufsmanagement muss Transparenz und Klarheit über die Einkaufsaktivitäten schaffen, um das Verständnis und die Einhaltung interner Vorgaben zu fördern. Darüber hinaus ist das Verbot von Einzelkäufen und die Nutzung geeigneter Kommunikationskanäle zur Ansprache der Mitarbeiter unerlässlich.
Das Reporting im Einkauf dient als entscheidendes Bindeglied zwischen Einkauf und Finanzabteilung, um die strategischen und operativen Aktivitäten darzustellen. Die Nutzung relevanter Kennzahlen ermöglicht Unternehmen zielgerichtete Entscheidungen und sollte regelmäßig angepasst werden. Transparente Daten sind eine wertvolle Grundlage zur Steuerung der Ausgaben und zur strategischen Ausrichtung des Einkaufs, die sich in zuverlässigen, gut aufbereiteten Reports widerspiegeln.
Key Performance Indicators (KPIs) sind entscheidend, um den Fortschritt und Erfolg im Einkauf zu messen. Die Fokussierung auf wenige, wichtige Kennzahlen ermöglicht eine effektive Leistungsmessung und Kommunikation. Moderne digitale Controllingsysteme bieten webbasierte Dashboards, die eine einfache Analyse und Visualisierung der Kennzahlen ermöglichen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Zeit zu sparen.
Freigabeprozesse und Genehmigungsworkflows setzen unternehmensinterne Richtlinien mittels klar definierter Regeln um. Automatisierung dieser Prozesse steigert Produktivität, Genauigkeit und Geschäftsstabilität. Bei der Gestaltung dieser Prozesse können unterschiedliche Genehmigungsstufen und -arten integriert werden.
Ein digitaler, automatisierter Freigabeprozess bietet zahlreiche Vorteile wie beschleunigte Abläufe und reduzierten Bearbeitungsaufwand. Best-Practice-Beispiele zeigen, dass Unternehmen von einheitlichen Softwarelösungen profitieren können, die den gesamten Prozess inklusive spezifischer Freigabe- und Genehmigungsprozesse abbilden.
Der Einkauf von Veranstaltungen stellt Unternehmen zweifellos vor komplexe Herausforderungen. Doch inmitten dieser Herausforderungen eröffnen digitale Lösungen wie die Plattformen von MICE Portal neue Wege, um diesen Prozess effektiv zu bewältigen. Von der initialen Kostenkalkulation bis hin zur fein abgestimmten Planung mittels Rahmenverträgen und der reibungslosen Abwicklung durch automatisierte Freigabeprozesse und Genehmigungsworkflows bieten diese digitalen Einkaufsplattformen eine Fülle von Möglichkeiten. Dabei steht nicht nur die Effizienzsteigerung im Fokus, sondern auch die realen Einsparpotenziale, die durch die Nutzung moderner Technologien erschlossen werden können.
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