Bei einer Zukunftskonferenz geht es darum, gemeinsam in einer Großgruppe einen Handlungsplan oder eine Strategie für ein bestimmtes Problem zu entwickeln. Wie das funktioniert, erfährst du hier.
Was ist eine Zukunftskonferenz?
Dieses Veranstaltungsformat wurde in den 80er Jahren unter dem Namen „Future Search“ in den USA von Marvin Weisbord entwickelt und erfreut sich seitdem stetiger Beliebtheit. Heute gibt es viele Variationen des ursprünglichen Konzeptes, deren Gemeinsamkeit die Suche nach Handlungsplänen, Strategien und Visionen ist. Traditionell kommt bei der Zukunftskonferenz eine Gruppe von bis zu 80 Menschen zusammen, die unterschiedliche Interessensgruppen vertreten. Gemeinsam suchen sie nach dem Konsensprinzip eine Lösung für ein gemeinsames Anliegen oder ein Problem, das sie alle betrifft. Die Zukunftskonferenz ist überall dort gefordert, wo größere Interessengruppen sich auf eine Zukunftsstrategie einigen müssen, die sie alle betrifft, zum Beispiel bei sozialpolitischen Entscheidungen oder bei der Neuorientierung eines Unternehmens.
Methode und Ablauf einer Zukunftskonferenz
Der Ablauf einer „Future Search" setzt sich aus 6 Schritten mit einzelnen Zwischenschritten zusammen.
Im 1. Schritt erfolgt die Beschäftigung mit der Vergangenheit. Der 2. Schritt ist der Beschäftigung mit der Gegenwart gewidmet, der 3. dem Herausarbeiten von Trends, die das Handeln beeinflussen. Im 4. Schritt werden positive Aspekte der Gegenwart gewürdigt und negative bedauert. Beim 5. Schritt sollen Idealbilder der Zukunft entworfen werden, die im letzten Schritt kulminieren: „finding common ground“ – also sich gemeinsam auf einen Zukunftsentwurf verständigen und diesen dokumentieren.
Verwendete Methoden sind bei den Schritten zum Beispiel Zeitachsen, Mindmaps und Listen. Die Arbeit geschieht teils stumm, teils im Gespräch, in Kleingruppen und in der Großgruppe. Nach Weisbord lässt sich das Programm einer Zukunftskonferenz gut auf drei Tage verteilen:
1. Tag
- kennenlernen
- erkennen und Benennen von Gemeinsamkeiten
- Rückblick auf die Vergangenheit
- erster Ausblick auf die Zukunft und Trends
2. Tag - Analyse der aktuellen Situation
- Entwicklung von Zukunftsvisionen in Kleingruppen
- Gemeinsamkeiten der Visionen der Kleingruppen herausarbeiten
3. Tag - Entwicklung eines gemeinsamen Zukunftsentwurfes
- Erarbeiten von Strategien und Handlungsplänen
Erfolgsregeln für Zukunftskonferenzen
Damit die Arbeit in einer großen Gruppe sich produktiv gestalten kann, ist es wichtig, durch gute Moderation und klare Verhaltensregeln eine wertschätzende und konstruktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Dazu sind bestimmte Moderationsrollen vorgesehen, die im Wechsel in der Gruppe vergeben werden können:
- eine Gesprächsleitung, die dafür sorgt, dass alle zu Wort kommen können
- eine Person, die auf die Einhaltung des Zeitrahmens achtet
- ein Protokollführer zur Dokumentation der Ergebnisse, z.B. auf Plakaten im Arbeitsraum
- eine Person, die Ergebnisse aus den Arbeitsgruppen im Plenum vorstellt
Abgesehen von der Methode selbst, gilt es natürlich noch die allgemeinen organisatorischen Herausforderungen bei der Veranstaltungsplanung zu beachten. Dies beginnt bei der Wahl des Veranstaltungsortes, der die passende Lage, Größe und Infrastruktur aufweisen muss. Auch die Ausstattung muss angemessen sein: Strom, Rednerpulte, eine passende Bestuhlungsform und sanitäre Anlagen sind zum Beispiel immer ein Muss. Auch Technik und Materialien müssen vorhanden sein: Flipcharts, Mikros, Beamer, Bildschirme und WLAN gehören zu den Hilfsmitteln, die auf fast jeder Konferenz unverzichtbar sind. Klären Sie im Vorfeld, welche Mittel vom gebuchten Veranstaltungsort zur Verfügung gestellt werden und was bei Bedarf selbst mitgebracht werden muss. Auch An- und Abreise, Verpflegung wie Catering und ggf. Übernachtungsmöglichkeiten für Teilnehmende müssen rechtzeitig organisiert werden.
Wenn die Rahmenbedingungen stimmen und die Gäste zufrieden sind, steht einer gelungenen, fruchtbaren Zukunftskonferenz nichts mehr im Wege!
Nicht immer muss es gleich eine ganze Konferenz sein, wenn es um die Erarbeitung von Ideen und Themen geht. Andere interaktive Formate wie Barcamp oder Speed Geeking könnten vielleicht das Richtige sein. In unserem E-Book haben wir die 15 wichtigsten Veranstaltungsformate und deren Besonderheiten für dich zusammengefasst.
