Tagungshotels bzw. Hotels mit Veranstaltungsleistungen nutzen bei der Angebotserstellung gern die Möglichkeit von Pauschalen. Mit der Änderung der Gesetzeslage müssen Unternehmen die Leistungen innerhalb einer Pauschale jedoch separat versteuern und sollten daher seitens der Hotels einzeln bepreist und dargestellt werden.
Dies hat für den Kunden den zusätzlichen Nutzen, dass die einzelnen Leistungen innerhalb einer Pauschale besser verglichen und einfacher in der Buchhaltung verbucht werden können. Auch aus Sicht der Hotellerie ist dies von Vorteil, denn Transparenz zu den Kosten der einzelnen Leistungen ist grundsätzlich vorteilhaft und sorgt für eine bessere Preissensibilität beim Kunden. Keine Sorge, dies umzusetzen, setzt kein Expertenwissen im Steuerrecht voraus. Kenntnisse zu den wesentlichen Bestandteilen der Versteuerung von Verpflegungspauschalen sind in der Regel vollkommen ausreichend.
Was beachtet werden sollte und die rechtliche Grundlage
Die allgemeine Konferenzpauschale beinhaltet dabei verschiedene Leistungen, welche jeweils einer anderen Versteuerung unterliegen. Diese setzen sich im Normalfall aus folgenden Punkten zusammen (bestenfalls werden alle Preise pro Person oder Teilnehmer angegeben):
- Raummiete
- Technik und Ausstattung
- Bewirtungspauschale
- sonstige Tagungskosten (Anzahl und Umfang Kaffeepausen, Beilagen, Softgetränke, etc.)
Raummiete
Unter der Raummiete werden alle unbeweglichen Gegenstände verstanden. Laut geltendem Steuerrecht muss die Raummiete aus Kundensicht als gesonderter Posten ausgewiesen werden, damit die Gewerbesteuer hierfür abgeführt werden kann.
Tagungstechnik
Bei Technik und Ausstattung werden in der Regel alle beweglichen Gegenstände, wie beispielsweise Leinwände, Beamer, Flipchart (inkl. Papier und Stifte) oder Pinnwände bepreist. Diese werden vom Kunden ebenfalls auf einem separaten Posten verbucht.
Bewirtungspauschale
Hier werden die Kosten für ein Mittag- und/oder Abendessen und weitere Informationen, wie die Anzahl der Softgetränke zum Essen, angegeben. Begründet wird diese getrennte Aufschlüsselung durch die Gesetzgebung zur Versteuerung von Betriebsausgaben.
Sonstige Tagungskosten
Dieser Leistung obliegt beispielsweise die Anzahl und der Umfang von Kaffeepausen, Beilagen und Softgetränke, die zur Veranstaltung selbst zur Verfügung gestellt werden oder auch das Organisationspersonal.
Der Kunde wird dankbar sein
Nach derzeitiger deutscher Steuergesetzgebung müssen aus Kundensicht die verschiedenen Leistungen gesondert angegeben werden. Diese Angaben dienen dazu, die Steuererklärung oder Nachweise zur Compliance erstellen zu können. Werden dem Kunden schon bei der Angebotsabgabe diese Posten isoliert angegeben, wird er es unter weiser Voraussicht dankend annehmen.
MICE Portal Container-Lösung
Mittels sogenannter Container werden im MICE Portal die Leistungen einzeln bepreist und angezeigt. Diese werden zusammengefasst wieder als Gesamtpauschale angegeben. Mit dieser Vorgehensweise entsteht eine Win-Win-Situation, wovon alle Beteiligten profitieren.
