Ein Event erfolgreich zu organisieren, erfordert gute Vorarbeit! Mit unserem methodisch erprobten 5-Schritte-Maßnahmenplan kannst du die richtigen Aktivitäten für dein Vorhaben konkret festlegen und im Detail planen. So steht deinem perfekten Event nichts mehr im Weg!
Jeder Maßnahmenplan startet mit der Visualisierung des Projektes. Hier geht es vor allem darum, ein Konzept für das bevorstehende Event zu erstellen. Dabei ist es zunächst nicht entscheidend, ob dies anhand von Listen oder mit Hilfe einer Software erfolgt. Wichtig ist viel mehr, eine gute Übersichtlichkeit und Verständlichkeit zu ermöglichen. Nur so wird der Plan für das gesamte Team eine hilfreiche Arbeitsgrundlage, an die alle sich halten können. Zu Beginn der Planung steht das Bestimmen der Rahmenbedingungen an:
Darauf basierend gliedert der Maßnahmenplan sich in 5 aufeinander aufbauende Schritte:
Maßnahmen entstehen häufig in Workshops oder Team-Meetings. Auch bei Brainstorming- oder Brainswarming-Sessions können Maßnahmen aus neuen Ideen entstehen. Notiere gut sichtbar und einzeln aufgelistet die entwickelten Maßnahmen, die zur Umsetzung des Vorhabens notwendig sind – am besten in ausformulierten Sätzen. Das fördert nicht nur die Verständlichkeit sondern schärft auch den Blick für Details. Aber Achtung: immer realistisch bleiben!
Überlege dir, welche Personen oder Gruppen für die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen notwendig sind und wer zusätzlich noch informiert werden muss. Entscheide dann, wie du die Beteiligten über die anstehenden Aufgaben informieren willst. Lege am besten mit dem jeweiligen Team fest, wer für die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen und Aktivitäten zuständig ist. Ein Kick-off-Meeting eignet sich für solche Gespräche besonders gut.
Formuliere das gewünschte Endergebnis und die einzelnen Etappen, die erreicht werden sollen und lege alle Schritte möglichst klar und konkret fest. Ist die Veranstaltung oder das Event umfangreich, sorgen gesteckte Zwischenziele für einen strukturierten und übersichtlichen Prozess. Sogenannte Meilensteine unterstützen die optische Darstellung der Zwischenziele und visualisieren deren Gewichtung in der gesamten Strategie und Organisation der Veranstaltung.
Oftmals hängen einzelne Schritte voneinander ab und die Maßnahmen müssen dementsprechend mit einer exakten Terminvorgabe versehen sein. Sie können bei Nichteinhaltung andere nachfolgende Maßnahmen blockieren. Fühlen sich alle Verantwortlichen für ihre jeweiligen Schritte und Prozesse zuständig, greifen die gesamten Aktivitäten optimal ineinander. Gerade bei vielen einzelnen Etappen, die kontinuierlich aufeinander aufbauen, ist der Zeitplan ein wesentlicher Garant für den Erfolg eines Maßnahmenplans.
Sind Aufgaben, Zuständigkeiten und Zeitfenster im Vorfeld klar und verbindlich festgelegt , trägt der Maßnahmenplan zur Umsetzung des Eventkonzeptes bei.
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