Der Anlass steht, das Timing ist fix, die Gruppe und sämtliche Parameter für das Event sind klar. Jetzt fehlt nur noch der passende Rahmen für Ihr Event. Wir verraten Ihnen, was bei der Planung, Auswahl und Organisation eines erinnerungswürdigen Rahmenprogramms beachtet werden sollte.
1. Emotionen verbinden und halten länger
Soll Ihre Veranstaltung nachhaltig im Gedächtnis bleiben, braucht sie den passenden Rahmen. So verbinden sich die übermittelten Inhalte mit emotionalen Erinnerungen an ein tolles Programm – und bleiben einfach besser haften. Konzeptionell gibt es im Vorfeld einiges zu beachten, dass Ihnen dabei hilft – lesen Sie einfach die folgenden Tipps!
2. Tagungsziele klar machen
Das Fundament eines jeden gelungenen Rahmenprogramms ist die Bedarfsermittlung: Welches Ziel soll mit dem Rahmenprogramm erreicht werden? Soll die Motivation mit einem Incentive steigen? Soll ein Team sich noch finden, weiter zusammenwachsen oder vielleicht für herausragende Leistungen belohnt werden? Erst, wenn Sie die Absicht der Veranstaltung oder der Tagung genau kennen, können Sie dazu ein passgenaues Rahmenprogramm organisieren.
3. Die Teilnehmergruppe steckt den Rahmen
Genauso wichtig, wie die eigentliche Intention des Rahmenprogramms, sind die Eigenschaften und Vorlieben der Zielgruppe. Auch Alter oder Geschlecht der teilnehmenden Personen spielen eine zentrale Rolle, denn auf die verschiedenen Vorlieben kommt es an: Sind sie durstig und hungrig genug für ein Biertasting, Grillevent oder eine Brauereiführung? Sind Ihre Teilnehmer fit genug für eine GPS-Schatzsuche oder Stadtführung? Oder abenteuerlustig und bereit für eine wilde Kanufahrt? Und natürlich lassen sich Vorlieben nicht pauschalisieren, aber gerade jüngere Menschen bevorzugen doch eher actiongeladene Aktivitäten, während die ältere Zielgruppe es naturgemäß etwas gemächlicher angeht.
4. Auf Art und Größe kommt es an
Für kleinere Gruppen mit bis zu 30 Teilnehmern sind Maßnahmen, die das Teambuilding fördern, die ideale Wahl. Für größere Gruppen hingegen eignen sich Motivations- und Spaßprogramme viel besser. Auch kommt es auf die Hierarchiestufe an: Bei Führungskräften sollten Sie darauf achten, dass das Rahmenprogramm nicht zu ausgefallen ist und eher kleinere Aktivitäten beinhaltet – z. B. eine Küchenparty, in der die Gäste mit einem Koch ein ausgefallenes Menü zusammenstellen. Jeder Teilnehmer kann kleinere Aufgaben übernehmen und eine angenehme Atmosphäre für gemeinsamen Austausch bleibt bestehen. Je nach Budget kann hier auch ein exklusiveres Rahmenprogramm in Frage kommen – ein Krimidinner oder ein Varieté Theater bieten spannende Möglichkeiten.
5. Wichtige Eckpunkte für perfekte Rahmenprogramme
Um ein wirklich gutes Rahmenprogramm auf die Beine zu stellen, sollte wirklich jedes Merkmal berücksichtigt werden. Sammeln Sie deshalb so viele Hintergründe und Informationen über die Teilnehmer wie möglich, um sie in die Organisation mit einfließen zu lassen: Nationalität und Sprache der Teilnehmer, kulturelle Besonderheiten, Ängste oder eventuelle körperliche Beeinträchtigungen sind nur einige Eckpunkte, die Einfluss auf das Rahmenprogramm haben können. Die Dauer eines Rahmenprogramms spielt ebenso eine wichtige Rolle. Speziell beim Teambuilding heißt es, eine Kette ist so stark wie das schwächste Glied. So sollte die Art und Dauer von körperlich anstrengenden Programmen mit Bedacht geplant und durchgeführt werden
6. Jahreszeit und Wetter bedenken
No matter the weather? Oh doch: Wenn es draußen stürmt und schneit, kann ein Outdoor-Event ziemlich schnell ungemütlich werden. Genauso wenig wollen Menschen ihre Zeit in einem dunklen Innenraum verbringen, wenn die Sonne einladend und wärmend vom Himmel strahlt. Kurz: Die Jahreszeit und das mit ihr zu erwartende Wetter spielen bei der Planung des Rahmenprogramms eine zentrale Rolle.
7. Augen aufs Budget
Natürlich kann man sich die tollsten Rahmenprogramme im Kopf ausmalen. Es hilft nur nichts, wenn das Budget dafür nicht ausreicht und die Veranstaltungskosten nicht berücksichtigt werden. Deshalb sollten Sie nicht nur das monetäre, sondern auch das zeitliche Budget immer fest im Blick und damit im Griff haben. Fragen Sie sich auch, ob das Budget die Maßnahme an sich, Anreise, Verpflegung und Übernachtung mit einbezieht.
8. Erwartungshaltung und Zusammenhang beachten
Besteht die Möglichkeit, das Rahmenprogramm direkt an den Inhalten des Events oder der Tagung auszurichten? So könnten bestimmte Inhalte z. B. in Form einer Schnitzeljagd oder eines Krimidinners kongruent aufgedeckt werden. Auch die bestehende Erwartungshaltung ist wichtig: Haben die Teilnehmer vielleicht schon an ähnlichen Maßnahmen teilgenommen? Gibt es spezielle Erwartungen von Vorgesetzten bezüglich eines Wissenstransfers in die Praxis? Oder sollen konkrete Ergebnisse nachweislich messbar sein? Machen Sie sich die Erwartungshaltung bestimmter Stakeholder bewusst, denn sie kann einen großen Einfluss auf die Eventplanung haben.
9. Alles klar? Dann an die Recherche, fertig, los!
Sobald alle Eckdaten und Wünsche abgeklärt sind, kann die Recherche nach dem perfekten Rahmenprogramm beginnen. Spezialisierte Event-Agenturen, digitale All-in-One-Event-Plattformen oder auch örtliche Touristeninformationen können Ihnen bei der Planung, Ausarbeitung wie auch Organisation helfen. Mit unseren Tipps haben Sie jetzt eine praktische Hilfe zur Hand. Erarbeiten Sie doch während der Recherche auch schon gleich ein Factsheet, dass die notwendigen Informationen für die Teilnehmer enthält.
Nutzen Sie auch unsere vorbereitete Checkliste für die Eventplanung, damit Sie keine wichtigen Eckpunkte vergessen.
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