Vielfältige Veranstaltungsorte sind sorgfältig in deinem Repertoire organisiert. Du bist mit den wesentlichen Aspekten deiner Veranstaltung vertraut. Aus diesem Fundus wählst du nun die geeigneten Locations für dein Event. Was in diesem Repertoire noch fehlt: Qualitative Aspekte, wie zum Beispiel die Art deiner Veranstaltung. Du kannst aber auch ganz gezielt nach deinem Veranstaltungstyp recherchieren. Wie unkompliziert das ist und welche Kriterien du für deine passende Eventlocation berücksichtigen kannst, erfährst du hier.
Schritt 1: Die Bedürfnisse des Events klären und gezielt nach passenden Locations suchen
Das Denken in festen Kategorien kann einschränkend wirken, das gilt auch für die Planung von Veranstaltungen. Es ist empfehlenswert, zunächst die Frage zu stellen: Welches Ziel verfolgst du mit deiner Veranstaltung? Geht es darum, MitarbeiterInnen zu inspirieren, Kunden zu begeistern oder sie aufzuklären? Deine Zielsetzung legt den Charakter deiner Veranstaltung fest. So kann beispielsweise dein Ziel ein offener Dialog unter den TeilnehmerInnen sein, bei dem ein kreativer Workshop die beste Unterstützung bieten würde.
Im Folgenden findest du eine Übersicht über einige gängige Veranstaltungsformate sowie passende Stichworte für die Recherche.
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Vergleichsplattformen bieten eine effiziente Möglichkeit, die perfekte Eventlocation zu entdecken. Statt mühsam in deinen eigenen Unterlagen oder auf einzelnen Anbieterseiten zu suchen, kannst du auf solchen Portalen mehrere passende Anbieter direkt nach deinen gewünschten Kriterien filtern. Dabei unterstützen dich hilfreiche Filterfunktionen und eine Verschlagwortung, mit denen du gezielt nach bestimmten Aspekten suchen kannst. Bei der Verschlagwortung kannst du sogar nach qualitativen Kriterien (wie deinem persönlichen Geschmack!) suchen. Hier einige wichtige Kriterien, die du berücksichtigen und filtern kannst, um die ideale Eventlocation zu finden:
a. BesonderheitenWelche Art von Person nimmt an dem Teamevent teil? Was könnte das Teambuilding am effektivsten fördern und stärken? Fühlen sie sich eher auf einer Rennstrecke oder bei einer Bierverkostung wohl?
b. Größe
Wie viele TeilnehmerInnen erwarte ich? Sollten alle in einem Raum untergebracht werden? Genügt ein Raumteiler oder sind separate Räume erforderlich? Ist die gewünschte Bestuhlung in den Räumen möglich?
c. Lage
Wäre das Veranstaltungsziel besser erreichbar, wenn die Location im Stadtzentrum oder in Flughafennähe liegt? Wie ist die Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel? Gibt es Parkmöglichkeiten vor Ort?
d. Ausstattung
Welche technische Ausstattung ist vorhanden? Welche Materialien sind verfügbar? Werden mehr als Flipchart und Stifte benötigt? Sind Übernachtungen erforderlich und möglich? Gibt es vor Ort ein Catering? Ist es im Preis enthalten? Oder kann gegebenenfalls ein externes Catering organisiert werden?
Mit diesen Kriterien und der Unterstützung von Vergleichsplattformen findest du sicherlich die passende Eventlocation, die deinen Vorstellungen entspricht und ein erfolgreiches Teamevent ermöglicht.
Schritt 3: Eine fundierte Entscheidung treffen - Bewertungen und Bilder als Entscheidungshilfe nutzen
Es ist wichtig, dass du dich bei der Wahl der Eventlocation auf dein Bauchgefühl verlässt. Auch wenn die Bewertungen deiner KollegInnen positiv sind und die Location auf dem Papier perfekt erscheint, kann es sein, dass sie sich in der Realität nicht so anfühlt, wie du es dir vorgestellt hast. Schließlich sollst du dich in der Location wohlfühlen und deine Gäste beeindrucken. Deshalb solltest du dich nicht nur auf die Meinungen anderer verlassen, sondern auch deine eigenen Erwartungen und Vorstellungen berücksichtigen. Wenn du Zweifel hast oder unsicher bist, kannst du auch immer eine Vor-Ort-Besichtigung vereinbaren und dir selbst ein Bild von der Location machen. So kannst du sicherstellen, dass die Eventlocation deinen Anforderungen entspricht und dein Event ein voller Erfolg wird.
Da eine Vor-Ort-Besichtigung aber nicht immer möglich ist, hast du weitere Alternativen. Moderne Bewertungssysteme auf verschiedenen Plattformen können dir dabei helfen, ein besseres Gefühl für die Atmosphäre und den Service einer Location zu bekommen. Die meisten Plattformen bieten die Möglichkeit, Bewertungen anderer Kunden zu lesen und dir somit ein Bild von der Erfahrung anderer Besucher zu machen. Dabei geht es nicht nur um die Anzahl der Sterne, sondern auch um die Kommentare und Feedbacks, die einen Einblick in die Qualität der Location bieten.
Darüber hinaus bieten viele Plattformen auch die Möglichkeit, Bilder, Videos oder virtuelle 360°-Touren zu betrachten. Durch diese visuellen Eindrücke kannst du dir ein genaues Bild von der Ausstattung und dem Ambiente der Location machen, was besonders hilfreich sein kann, wenn du nicht vor Ort sein kannst.
Fazit
Eine erfolgreiche Veranstaltung hängt nicht nur von der Planung und Organisation ab, sondern auch von der Wahl des passenden Veranstaltungsortes. Es ist wichtig, dass du dein Veranstaltungsziel und den Anlass genau definierst, um gezielt nach den passenden Locations suchen zu können. Eine unverzichtbare Hilfe bei der Suche sind Vergleichsportale, auf denen du mithilfe von Filterfunktionen und Verschlagwortungen nach den gewünschten Kriterien suchen kannst. So kannst du Zeit und Geld sparen und die ideale Eventlocation finden, die deinen Anforderungen entspricht und ein erfolgreiches Teamevent ermöglicht.
Neben Vergleichsportalen können auch Bewertungen anderer Kunden und Bilder der Locations eine Entscheidungshilfe darstellen. So bekommst du einen Eindruck von der Atmosphäre und Ausstattung der Location und kannst entscheiden, ob sie deinen Vorstellungen entspricht. Eine gute Planung im Vorfeld ist entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung und trägt dazu bei, dass sich alle TeilnehmerInnen wohlfühlen werden.
In unserem e-Book findest du weitere Informationen zu den 15 wichtigsten Veranstaltungsformaten, die dir bei der Planung deiner Veranstaltung helfen können. Lass dich inspirieren und bringe deine Veranstaltung auf das nächste Level! Mit einer sorgfältigen Auswahl der Eventlocation und einer professionellen Planung steht einem erfolgreichen Event nichts mehr im Wege.
