Es gibt viele Wege, dein Event zu planen und die zum Erfolg führen. Wir möchten dich dabei unterstützen, den Weg zu deinem Event so einfach wie möglich zu gestalten. Deshalb haben wir einige tolle Tipps und Hinweise für dich, wie du effektiv und effizient passende Anbieter für deine Veranstaltung recherchieren kannst. Mit unserer Unterstützung wirst du sicherlich jede Menge Erfolg einheimsen!
Was unterscheidet Effizienz von Effektivität?
Was verursacht bei Eventplaner*innen Stress während der Recherche für Veranstaltungen?
Du hast ein Match!
Größe ist irrelevant - oder etwa nicht?
Finde den schnellsten Weg nach Rom!
Was unterscheidet effizient von effektiv?
Effizienz und Effektivität sind zwei wichtige Konzepte, die oft verwechselt werden. Effizienz bezieht sich auf die Fähigkeit, etwas in einer bestimmten Zeit zu erreichen. Effektivität dagegen bezieht sich auf die Messung des Ergebnisses in Bezug auf die Ziele, die man erreicht hat. Kurz gesagt ist Effizienz wie viel wir tun und Effektivität wie gut es war. Beide Konzepte sind wichtig, um erfolgreich zu sein.
Eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung erfordert eine kluge Planung, die darauf abzielt, Zeit und Ressourcen zu sparen. Dies kann durch die Erstellung einer Checkliste oder die Optimierung von Arbeitsabläufen erreicht werden. Doch eine effektive Planung geht einen Schritt weiter und zielt darauf ab, das gewünschte Ergebnis zu erzielen - sei es eine erfolgreiche Veranstaltung oder zufriedene Teilnehmer*innen. Es ist wichtig zu betonen, dass Effizienz und Effektivität nicht gegeneinander ausgespielt werden sollten, da beide grundlegende Eigenschaften für eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung sind. Sie sollten in Harmonie miteinander stehen. Um effizient und effektiv zu planen, ist es ratsam, klare Ziele im Voraus zu setzen und sie regelmäßig zu überprüfen. Teamarbeit kann dabei besonders hilfreich sein, um beide Aspekte zu berücksichtigen und erfolgreich zu sein. Lass dich von deinem Enthusiasmus leiten und sei zuversichtlich, dass du eine großartige Veranstaltung planen wirst!
Was verursacht bei Eventplaner*innen Stress während der Recherche für Veranstaltungen?
Sind es geringe Verfügbarkeiten in Hotels/Locations, Budgetvorgaben oder unkonkrete Vorstellungen? Alle drei? Auf jeden Fall sind das die von uns ermittelten Top 3 der größten Stressfaktoren. Wenn du dich damit identifizieren kannst, kennst du sicher auch die Herausforderung, Angebote miteinander zu vergleichen. Welche Leistungen sind bereits inkludiert und welche nicht? Wie kannst du deine Konditionen durchsetzen, wenn Deposit-Zahlungen oft nicht gewollt sind? Aber lass dich nicht entmutigen, denn du bist ein/e großartige/r Eventplaner*in und wirst diese Herausforderungen meistern!
Du bist nicht allein, wenn du als Eventplaner*in mit zu spezifischen Vorgaben deines Vorgesetzten kämpfst. Viele von uns kennen dieses Problem nur zu gut. Bei der Suche nach dem perfekten Veranstaltungsort müssen wir uns mit einer Vielzahl an Kriterien auseinandersetzen: Lage im Grünen, gute Erreichbarkeit per Flugzeug oder Zug, ausreichend Parkplätze, moderne Technik-Ausstattung, Teambuilding-Möglichkeiten und das gewisse Extra. Und das alles soll auch noch in unserem Budget liegen und zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar sein. Aber keine Sorge, es gibt Wege, um diese Herausforderungen zu meistern. Wir können Doktor Google befragen, Kolleg*innen um Rat bitten, Angebote vergleichen und schließlich dem Chef die besten Vorschläge präsentieren. Du schaffst das!
Stell dir vor, es gäbe einen Weg, um die perfekte Datenbank für deine Veranstaltungsanforderungen zu öffnen. Eine, die deine Bedürfnisse als Filter in der Vorauswahl der Anbieter berücksichtigt und dir sogar ermöglicht, individuell nach Vorlieben, Hotel-Typ, speziellen Angeboten, saisonalen Specials und intuitiven Hashtags zu suchen. Klingt das nicht fantastisch? Bei MICE Portal ist das möglich! Unser Planungsassistent führt dich Schritt für Schritt durch die Erstellung deiner Veranstaltung und findet dann den perfekten Anbieter für dich in unserer Datenbank von fast 19.000 Anbietern. Das ist Match Making par excellence! Mit MICE Portal hast du das Zauberwort gefunden, um deine Veranstaltung perfekt zu planen und durchzuführen.
Du hast ein Match!
Suchst du nach dem idealen Anbieter für deine Veranstaltung? Dann solltest du aufmerksam sein, denn es geht nicht nur um den Preis, sondern um den passenden Anbieter. Derjenige, der die benötigten Zimmerkapazitäten, Gruppenräume, Verkehrsanbindung und vieles mehr bietet, ist derjenige, der zu deinem Eventanlass passt. Doch wie findest du diesen Anbieter? Wir wissen, dass es kein One-Size-Fits-All gibt und dass die Suche lang und mühsam sein kann. Aber wir können dir helfen, dein Perfect Match zu finden.
Welche Kriterien bei deiner Recherche eine große Rolle spielen und dir so deine Suche erleichtern, haben wir hier für dich.
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Um die Suche nach dem richtigen Anbieter zu vereinfachen und zu optimieren, solltest du als Erstes die grundsätzlichen Daten, auch als "harte Faktoren" bezeichnet, in Betracht ziehen. Dazu gehören der Veranstaltungsort, die Teilnehmeranzahl, das Datum und der Hoteltyp.
Dann kannst du dich den weicheren Faktoren widmen, welche dein Event noch persönlicher und spezieller machen. Dazu gehören Art der Veranstaltung, nachhaltige Kriterien und vieles mehr.
Halte dich an den Grundsatz, dass harte und weiche Faktoren zusammen den perfekten Mix ergeben, damit du den passenden Anbieter findest. Sei kreativ bei deiner Suche und du wirst sicherlich die perfekte Lösung für dein Event finden.
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Größe ist irrelevant – Oder etwa nicht?
Wie unterscheidet sich der Zeitaufwand bei Veranstaltungen unterschiedlicher Größe? Große Veranstaltungen können einen erhöhten Zeitaufwand im Vergleich zu kleineren Veranstaltungen erfordern. Was sind die Gründe dafür? Manchmal ist das Buchen des Hotels in verschiedenen Hotels in der Umgebung eine Herausforderung, den passenden Tagungsraum zu finden, der eine große Anzahl von Teilnehmer*innen aufnehmen kann, die Koordination des Transports von und zur Eventlocation, Teilnehmermanagement, Busshuttle, Abendprogramme, ausreichendes Catering, Sicherheitsvorschriften, Anreisen und mehr. All dies erfordert viel Planung und die Suche nach geeigneten Anbietern.
“Bene docet, qui bene distinguit!” - Gut lehrt, wer gut gliedert! Wie im alten Rom schon bekannt, ist eine gute Clusterung alles. Das gilt auch für dich bei der Planung deiner Veranstaltung. Die richtige Schrittfolge spielt eine große Rolle, hier ein paar Tipps, damit es dir gelingt:
- Beginne deine Planungen so früh wie möglich und erstelle eine detaillierte Agenda.
- Biete eine Auswahl an Terminen an, damit die größtmögliche Anzahl Personen anwesend sein kann.
- Bekanntmachung der Veranstaltung so früh wie möglich, um die Feedback-Administration zu vereinfachen.
- Nutze ein TMS-Tool um immer den Überblick zu behalten.
- Nimm dir Zeit die Umgebung zu erkunden und erstelle eine Art Roadmap.
- Wähle die größte mögliche Unterkunft, um nicht viele verschiedene Hotels abzufragen.
- Stelle sicher, dass die Hotelverbindungen eine gute Verkehrsanbindung und Parkplätze haben.
- Organisiere Transfers und gestalte die Ankunft für alle Teilnehmenden möglichst angenehm.
- Besuche das Hotel vor Ort, um sich über die vorhandenen Möglichkeiten zu informieren.
- Überprüfe, ob ein separates Catering benötigt wird oder ob es über das Hotel laufen kann.
Drei extra Fragen, die du dir stellen solltest:
- Benötigst du ein Sicherheitskonzept?
- Wird zusätzliches Personal benötigt?
- Bedarf es an zusätzlicher Technik oder Ausstattung bei größeren Räumen?
Baue diese ganzen Kriterien bereits bei deiner Anbieter Recherche ein und finde so nur die Anbieter, die deinen Anforderungen auch wirklich gerecht werden. Vorsicht ist besser als Nachsicht – fange somit also möglichst früh an, die Kriterien in deine Suche zu integrieren.
Finde den schnellsten Weg nach Rom!
Du hast eine Vielzahl verschiedener Wege gesehen, die dich dem Ziel deiner Veranstaltungsplanung näherbringen. Wähle den Weg, der am besten zu dir passt und nutze das MICE Portal, um schnell und effizient ans Ziel zu kommen. Wir helfen dir, den richtigen Weg für dich zu finden - es gibt nur einen!