Ein gutes Teilnehmermanagement startet schon vor der eigentlichen Veranstaltung und endet erst lange danach. Für jede Phase einer Veranstaltungsplanung gibt es besondere Anforderungen an das Teilnehmerhandling.
Teilnehmermanagement – was ist das eigentlich?
Der Begriff Teilnehmermanagement in der Eventplanung umfasst alle Maßnahmen, die die Teilnehmer einer Veranstaltung direkt betreffen. Dazu gehören die Erhebung, Verarbeitung, Verwaltung und quantitative Auswertung von Teilnehmerdaten und die Kommunikation mit den Teilnehmern vor, während und nach der Veranstaltung. Hinzu kommen die Planung, Koordination und Kontrolle aller notwendigen Ressourcen und Aktivitäten, die für die Teilnehmer während und nach einer Veranstaltung relevant sind.
Teilnehmermanagement Phase 1: Einladung zur Veranstaltung
Grundsätzlich ist der Aufgabenkatalog vor einer Veranstaltung am umfangreichsten. Neben der Erfassung der Teilnehmernamen beinhaltet er die Erstellung der Einladung und die Anmeldung.
Mit der Anmeldung solltest du zugleich alle wesentlichen Informationen erhalten, die du von jedem einzelnen Teilnehmer benötigst. Bedenke also bei der Erstellung des Anmeldeformulars sehr genau, was du noch abfragen musst. Sollte es bei der Veranstaltung unterschiedliche Teilnehmerkategorien geben, ist auch dies schon in der Vorbereitungsphase zu berücksichtigen.
Wenn du für deine Veranstaltung frühere Bestandsdaten übernehmen, prüfe diese Liste sorgfältig auf Fehler und Duplikate.
Für überregionale und internationale Veranstaltungen und für Events, die an mehreren aufeinanderfolgenden Tagen stattfinden, musst du ggfs. Hotelkontingente reservieren und evtl. auch die An- und Abreise organisieren. Versorge die Teilnehmer mit allen relevanten Vorabinformationen und biete eine persönliche Beratung z.B. bei der Vermittlung von Hotelzimmern an.
MICE Portal Teilnehmermanagement
Wenn du für deine Veranstaltung ein Teilnehmermanagement-System benötigst, kannst du gerne die Leistung des MICE Portals beziehen. Alle Informationen dazu findest du hier:
Teilnehmermanagement Phase 2: Registrierung und Information
Sobald die Rückantworten der Teilnehmer eintreffen, verschickst du direkt die Anmeldebestätigungen. Bereite zu diesem Zweck ein ansprechendes Begrüßungsschreiben vor, dem du alle notwendigen Vorab-Informationen beifügen. Erfolgt dein Versand nicht per Mail, sondern per Brief, kannst du ggfs. auch schon Namensschilder oder Karten mit maschinenlesbarem Bar- oder QR-Codes verschicken.
Pflege und vervollständige alle notwendigen Teilnehmerinformationen, mit deren Hilfe sich Anmeldungen, Hotelreservierungen, Reisearten, Sonderwünsche und alle weiteren Details überblicken und koordinieren lassen.
Teilnehmermanagement Phase 3: Während der Veranstaltung
Überprüfe vorab alle relevanten Bedingungen. Wo liegt das Maximum an Teilnehmern hinsichtlich Brand- und Gefahrenschutz oder Evakuierung? Kümmere dich um Notausgänge und Beschilderungen, überprüfe die Sauberkeit von Toiletten und Mobiliar.
Sobald die Teilnehmer eintreffen, sollte die Registrierung so reibungslos wie möglich ablaufen. Für einen schnellen Check-in bei Großveranstaltungen lohnt sich moderne Technik beim Zutrittsmanagement. Mittels Bar- oder QR-Codes auf den Namensschildern können die Teilnehmer beim Eintritt und beim Verlassen der Veranstaltung erfasst werden. Die Technik koordiniert ggfs. auch die Verwaltung von Sitzplätzen und stellt sicher, dass nur geladene und angemeldete Gäste eingelassen werden.
Um die Teilnehmer auch während der Veranstaltung mit Informationen zu versorgen, kannst du einen Informationstisch oder einen Informationsschalter als zentrale Anlaufstelle einrichten oder eine veranstaltungsbezogene Info-App erstellen bzw. nutzen.
Teilnehmermanagement Phase 4 – Nachbereitung
Neben personalisierten Dankschreiben, die einen Link zu einer Online-Bildergalerie enthalten können, solltest du im Anschluss an eine Veranstaltung viel Wert auf das Teilnehmer-Feedback legen.
Bitte um eine ehrliche Stellungnahme zu deinem Event. Ob per Fragebogen vor Ort oder als anschließende Befragung per E-Mail, die Meinungen der Teilnehmer dienen deiner Erfolgskontrolle und sind eine wertvolle Informationsquelle für zukünftige Veranstaltungen.
Behalte deine Teilnehmerverwaltung mit unserer Checkliste im Blick:
