Bei der Abrechnung von Veranstaltungen, muss sich der Einkauf auch unweigerlich mit der Versteuerung dieser beschäftigen. Dafür muss man kein Profi im Steuerrecht sein, oftmals reicht es, sich bei den wesentlichen Fragen und Möglichkeiten auszukennen. Bei der Versteuerung von Veranstaltungen sind besonders die Kosten von Konferenzleistungen relevant.
rechtliche Grundlage
Konferenzpauschalen beinhalten verschiedene Leistungen, die jeweils unterschiedlichen Versteuerungen unterliegen. Zusammengesetzt aus Tagungsverpflegung – beispielsweise Mittag- und/oder Abendessen, Raummiete, Technikleistungen und sonstigen Tagungskosten – werden diese Leistungen als Pauschale angeboten, um einen attraktiven Gesamtpreis zu erzielen. Zudem ist anhand der gleichbleibenden Rahmenbedingungen so der Einkauf von Tagungsleistungen besser vergleichbar.
Nach derzeitiger deutscher Steuergesetzgebung wird bei der Versteuerung von Verpflegung zwischen Mitarbeitern und externen Tagungsgästen unterschieden, wodurch sowohl Regelungen zum Geldwerten Vorteil als auch zur Versteuerung von Betriebsausgaben Anwendung finden. Auch die Kosten der Raummiete sind von den neuen Vorgaben betroffen. Bisher waren sie in der Konferenzpauschale enthalten, nun müssen sie einzeln erfasst und zur Erhebung der Versteuerung dem Finanzamt in einem separaten Sachkonto zur Verfügung gestellt werden. Diese unterschiedliche Versteuerung macht es notwendig, alle Kosten separat auszuweisen und die Definition der Veranstaltung als intern, extern oder gemischt deutlich festzulegen.
Die Containerleistung im MICE Portal
Um diesen neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen gerecht zu werden, wurden im MICE Portal Darstellung und Aufschlüsselung der Konferenzpauschalen angepasst. Die Konferenzpauschale führt die individuellen Leistungspakete als folgende Positionen innerhalb eines Containers:
- Raummiete (unbewegliche Gegenstände)
- Tagungstechnik und Ausstattung (bewegliche Gegenstände)
- Bewirtungspauschale
- Sonstige Tagungskosten (Organisationspersonal, Material, unbegrenzte Getränke, Kaffeepause mit herzhaften oder süßen Beilagen und Obst)
Diese sogenannte Containerleistung weist je nach Umfang genau die vom Finanzamt geforderten Teilleistungen inklusive Preise aus. Der Container kann auf die kundenspezifischen Leistungspakete angepasst werden, unter Beachtung der von dem jeweiligen Finanzamt gemachten Vorgaben. Die Containerleistung bietet mit seinem Format eine gute Voraussetzung, um die Veranstaltungskosten, beispielsweise als Betriebsausgaben, von allen Finanzämtern anerkennen zu lassen.
Die gewohnt einfache Nutzung der Konferenzpauschalen für die Veranstaltungsbuchung im MICE Portal bleibt vollständig erhalten. Neu ist lediglich, dass nach der Angebotsabgabe die Teilleistungen innerhalb der Pauschale einzeln ausgewiesen werden . Im MICE Report werden die Teilleistungen separat geführt und dienen zur Bemessung der diversen Versteuerung.
