Die Eventplanung ist komplex und vielschichtig – egal ob Tagungen, Schulungen, Incentives oder Benefizveranstaltungen. Ein Event zu organisieren, bedeutet eine Menge Arbeit, bei der Details eine wichtige Rolle spielen. Mit der richtigen Planung behältst du den Überblick und stellst sicher, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft. Wir geben dir mit diesem Artikel acht Tipps auf den Weg, damit bei deiner Eventplanung nichts schiefgeht.
1. Ziel & Zielgruppe definieren
Zu den ersten Punkten, die du bei der Eventplanung beachten musst, gehört, das Ziel deines Events klar zu definieren. Dies hilft dir dann im Umkehrschluss bei der Festlegung der Zielgruppe. Ohne ein klares Ziel kann es schwierig sein, eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren. Nachdem du das Ziel definiert hast, kannst du deine Zielgruppe erkennen. Hier geht es um Kategorien wie Branche, Alter, Geschlecht, Bildungsstand, berufliche Position. Jetzt hast du die Grundlage für die weitere Organisation geschaffen.
2. Konzept erstellen
Mithilfe dieser Grundlage kannst du deine Eventplanung fortführen und ein ausführliches Konzept erarbeiten. Zu den praktischen Aspekten deines Konzepts gehören eine realistische Kalkulation der Finanzen, ein durchdachter Zeitplan und eine vorherige Prüfung aller Verfügbarkeiten, sowohl bei der Location als auch bei allen zusätzlichen Gewerken wie Licht, Ton, Video oder digitaler Technik, Catering, Redner*innen, Trainer*innen, Künstler*innen etc. Ebenfalls solltest du die Nachbereitung deines Events mit in dein Konzept aufnehmen.
Neben den praktischen Planungsaspekten stehen ebenso die Kreativen. Dein Event soll nicht nur gut geplant, sondern auch besonders sein. Nehme dir also nach dem ersten Briefing viel Zeit für ein ideenreiches Brainstorming – denke ruhig mal „quer“ oder stelle dein Konzept auf den Kopf. Mit ungewöhnlichen Einfällen kannst du auf deiner Veranstaltung deine Gäste überraschen und ihnen so im Gedächtnis bleiben. Verzichte dabei auf extreme Experimente und achte lieber auf Details und kleine Aufmerksamkeiten, denen man deine Sorgfalt und deinen guten Geschmack ansieht.
3. Budget planen
Wichtig ist, dass du bei deiner Eventplanung eng im Austausch mit deinen Ansprechpartner*innen stehst. Dies gilt besonders bei der präzisen Festlegung des Budgets, um spätere Missverständnisse und Enttäuschungen oder gar Rechtsstreitigkeiten in der Durchführung des Events zu vermeiden. Achte bei der Budgetplanung darauf, welche Veranstaltungskosten abgedeckt werden müssen, wie viel Budget als Gehalt für die Mitarbeitenden und Bezahlung zusätzlicher Gewerke einzuplanen ist und dass du für unvorhergesehene Überraschungen einen nötigen Puffer zur Verfügung hast.
4. Geeignete Location & Datum finden
Die Wahl einer wirklich passenden Location ist eine wesentliche Basis für deinen Erfolg und wichtiger Baustein bei der Eventplanung. Abermals kannst du auf Grundlage der Zielgruppe und des Ziels deines Events auch den Veranstaltungsort festlegen. Dazu gehört auch, dass du eine geeignete Location wählst. Hier gibt es einige Aspekte, die berücksichtigt werden müssen: Soll das Event In- oder Outdoor stattfinden? Brauchst du schlichte Tagungsräume oder einen festlichen Saal? Wie wichtig ist der Standort und die Lager der Location? Auch wichtig ist die Festlegung eines Datums. Dabei solltest du lange genug im Voraus planen und möglichst darauf achten, dass der Termin nicht mit anderen wichtigen Events beispielsweise deiner Branche konkurriert.
5. Einladungen rechtzeitig vorbereiten
Nachdem du die W-Fragen “Wer, Was, Wo, Wann” geklärt hast, ist es Zeit, die Einladungen vorzubereiten und zu verschicken. Damit deine Gäste auch wirklich zu deiner Veranstaltungen erscheinen, sollten die Einladungen mit fünf bis sechs Wochen Vorlauf verschickt werden. Die Art der Einladung hängt ganz von der Veranstaltungsart ab: Reicht für deine Tagung eine informative E-Mail oder möchtest du für deine Firmenveranstaltung individuelle Einladungskarten verschicken? Auch hier spielt die Art des Events, das Ziel und die Zielgruppe eine entscheidende Rolle.
6. Ablauf genau planen
Schreibe ein ausführliches Drehbuch für die Veranstaltung, in dem du alle Schritte des Events festhältst. So machst du den Ablauf und die Prozesse deiner Eventplanung für deine Ansprechpartner*innen anschaulich und kannst selbst mögliche Engpässe, Lücken oder Längen aufdecken. Notiere im Ablauf ggf. auch – ähnlich einer Regieanweisung – wichtige Details wie die verantwortlichen Mitarbeitenden und Aufgaben während der Veranstaltung und plane nötige Pausen direkt ein.
7. Neue Trends
Wir können dir kein Patentrezept für ein erfolgreiches Eventkonzept liefern. Wichtig ist, immer auf den neuesten Stand zu sein und die aktuellen Veranstaltungstrends zu kennen.
Wer sich bei der Eventplanung mit gesellschaftlichen Veränderungen auseinandersetzt, nimmt aktiv am stetigen Wandel der Branche teil, die immer neue Trends aufgreift, in neue Veranstaltungsformate umwandelt und neue, ungewohnte Perspektiven für Altbewährtes schafft. Wir haben dir drei beliebte Eventtrends aufgelistet:
Green Meetings
Zu den aktuellen Eventtrends gehören auch Green Meetings, die die Frage aufgreifen, wie Veranstaltungen möglichst umweltschonend durchgeführt werden können. Diese Basis führt Eventplaner*innen heute an ganz neue Orte und inspiriert zu frischen Konzepten, die die Teilnehmer*innen überraschen.
BarCamps
Unter BarCamps, auch oft Ad-hoc-Nicht-Konferenz oder Unkonferenz genannt, ist eine Veranstaltung bestehend aus offenen Workshops, Vorträgen und Diskussionsrunden zu verstehen. Es geht vor allem um die Kommunikation miteinander, unabhängig vom Status oder einer möglichen Hierarchie.
World cafés
Der Name dieses Veranstaltungstrends ist Programm. Wie in einem Kaffeehaus sollen sich die Teilnehmenden bei einem World Café Event über bestimmte Fragen und Themen austauschen. Hier ist das Wissen und die Kreativität der Teilnehmenden gefordert. Die vorher aufgeteilten Gruppen mischen sich immer wieder neu und können so ein Thema in mehreren Diskussionen vertiefen und verknüpfen.
8. Nachbereitung nicht unterschätzen
Die Eventplanung ist geschafft und es ist alles organisiert – das war’s, oder? Nicht ganz, denn die Nachbereitung einer Veranstaltung solltest du nicht vernachlässigen. Neben möglichen Abbauarbeiten bei der Location muss das Budget kontrolliert werden. Dazu steht die Erfolgsmessung des Events an. Nur so kannst du für zukünftige Veranstaltungen Learnings ziehen.
Befolgst du unsere 8 Tipps zur Eventplanung, steht einer erfolgreichen Veranstaltung nichts mehr im Wege. Um weitere Insights zu gewinnen, downloade unsere kostenlose Checkliste für die Eventplanung.
