Was macht ein gelungenes Event aus

Wer sich mit der Planung einer Tagung, einer Schulung, eines Incentives oder einer Benefizveranstaltung auseinandersetzt, braucht ein paar grundlegende Kenntnisse.

Mit diesem Grundlagenwissen lassen sich Veranstaltungen erfolgreich gestalten

Viele Fragen stehen im Raum, wenn es darum geht, eine besonders gelungene Veranstaltung zu organisieren. Einige davon könnten sein:

  • Wie findet man heraus, welches Konzept gewünscht und umsetzbar ist?
  • Wie fördert man die Kreativität, wenn einem die zündenden Ideen fehlen?
  • Wie kann man ein Konzept erfolgreich präsentieren?
  • Was gehört überhaupt zu einem guten Eventkonzept?

Erfolgsgrundlage von Eventkonzepten: Zielgruppendefinition!

Zu den ersten Punkten, die du bei der Event-Konzeption beachten musst, gehört zunächst eine klare Definition der Zielgruppe. Wenn feststeht, für wieviele Teilnehmer das Event ausgerichtet werden soll und wie sich die Gruppe zusammensetzt - hier können Branche, Alter, Geschlecht, Bildungsstand, berufliche Position wichtige Kriterien sein -, lassen sich die Konditionen des geeigneten Veranstaltungsortes bereits eingrenzen. Die Wahl einer wirklich passenden Location ist eine wesentliche Basis für deinen Erfolg.

Wichtig ist, dass du von Anfang an, einen oder mehrere direkte Ansprechpartner in deine Planung mit einbeziehst. Stimme neben den Kriterien für den Veranstaltungsort auch das Einladungsprozedere, die Inhalte und die Kostenlimits mit diesen Personen präzise ab, um spätere Missverständnisse und Enttäuschungen oder gar Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Schreibe ein ausführliches Event-Drehbuch, in dem du alle Schritte der Veranstaltung chronologisch festhälst. So machst du deine Planung und den Ablauf für deine Ansprechpartner anschaulich und kannst selbst mögliche Engpässe, Lücken oder Längen aufdecken. Notiere darin ggfs. auch - ähnlich einer Regieanweisung - wichtige Details wie den Stand der Vorbereitung, die verantwortlichen Mitarbeiter und Gewerke oder die kalkulierten und tatsächlichen Kosten.

So entwickelst und präsentierst du dein Event-Konzept

Nehme dir nach dem ersten Briefing durch deine Ansprechpartner viel Zeit für ein kreatives Brainstorming - denke ruhig mal „quer“ oder stelle dein Konzept auf den Kopf, um auf ungewöhnliche Ideen zu kommen, mit denen du auch „eventmüde“ Teilnehmer überraschen kannst. Du musst dafür nicht das Rad neu erfinden. Verzichte lieber auf extreme Experimente und achte genau auf Details und kleine Aufmerksamkeiten, denen man deine Sorgfalt und deinen guten Geschmack ansieht. Die meisten Veranstaltungsteilnehmer möchten vor allem eines erleben: ein Gefühl der Wertschätzung.

Ein Event-Konzept kann noch so kreativ sein, wenn es sich später aufgrund von Versäumnissen bei der Vorbereitung nicht in die Tat umsetzen lässt.

Zu den praktischen Erfolgsaspekten gehören eine realistische Kalkulation der Finanzen, ein durchdachter Zeitplan und eine vorherige Prüfung aller Verfügbarkeiten, sowohl bei der Location als auch bei allen zusätzlichen Gewerken wie Licht, Ton, Video oder digitaler Technik, Catering, Rednern, Trainern, Künstlern etc..

Erst wenn du alle wichtigen Details gesammelt, gesichert und ausgearbeitet hast, solltest du dein Konzept vor dem Auftraggeber präsentieren. Beziehe dich dabei immer auf das Briefing und wiederhole die Wünsche, die deine Ansprechpartner geäußert haben. Denke daran, dass es bei der Planung und der Präsentation auf die gezielte Umsetzung der Kundenvorstellung ankommt und versuche nicht, dein Gegenüber mit pompösen oder unspezifischen Maßnahmen zu beeindrucken.

Recherchiere neue Trends - die Ideenwelt ist groß!

Wir können hier kein Patentrezept für ein erfolgreiches Eventkonzept liefern. Wir können dir nur raten, sich einmal mit aktuellen Veranstaltungstrends zu befassen, z.B. mit dem Einsatz neuer digitaler Medien.  

Zu den aktuellen Trends gehören auch „Green Meetings“, die seit dem Beginn des Jahrhunderts die Frage aufgreifen, wie Veranstaltungen möglichst umweltschonend durchgeführt werden können. Diese Basis führt Eventplaner heute an ganz neue Orte und inspiriert zu frischen Konzepten, die auch die meisten Teilnehmer positiv wahrnehmen.

Wer sich als Eventplaner mit gesellschaftlichen Veränderungen auseinandersetzt, nimmt aktiv am stetigen Wandel der Branche teil, die immer neue Trends aufgreift, in neue Veranstaltungsformate umwandelt und neue, ungewohnte Perspektiven für Altbewährtes schafft. Nutze für deine Vorbereitung auch unsere Event-Checkliste, die du dir hier downloaden kannst:

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SCHLÜSSELFERTIGE EVENT CHECKLISTE FÜR VERANSTALTUNGEN

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