Worauf es bei der Digitalisierung von MICE Prozessen ankommt
Veränderungen lassen sich nicht aufhalten, aber erfolgreich managen. Das gilt auch oder vor allem dann, wenn Unternehmen ihre MICE Prozesse digitalisieren wollen. Im ersten Artikel unserer Blogreihe zum Thema Change Management verraten wir, worauf es ankommt, welche Risiken es gibt und wie der Change-Prozess für alle zum Erfolg werden kann.
Was bedeutet Change Management?
Laut dem Gabler Wirtschaftslexikon bezeichnet Change Management die „laufende Anpassung von Unternehmensstrategien und -strukturen an veränderte Rahmenbedingungen.“ Es umfasst also den gesamten Prozess, alle Tools sowie auch Techniken, um die menschliche Seite des Wandels zu bewältigen und ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen.
Da dabei oft ein schwieriger Spagat zwischen den Zielen des Managements und den Bedürfnissen der Mitarbeiter zu meistern ist, sollte der Change-Prozess für beide Parteien gleichermaßen attraktiv gestaltet sein. Folgende Tipps und Strategien haben sich dabei bewährt.
Erfolgsfaktoren für das Change Management
- Umsetzungsplan mit klarem Ziel erstellen
- Strukturen und Abläufe anpassen
- Nötige Ressourcen bereitstellen
- Alle Stakeholder mit einbeziehen
- Interne Kommunikation optimieren
- Veränderung als dynamischen Prozess begreifen
Agieren, Ziele definieren und Umsetzen
Treten Veränderungen ein, wird oft nur beobachtet und abgewartet. Besser ist es, aktiv zu agieren und bereits im Vorfeld eine schlüssige Strategie abzustimmen. Auch sollten die Ziele klar definiert, kommuniziert und allen Beteiligten restlos klar sein. Das braucht natürlich Zeit – macht sich aber spätestens dann doppelt und dreifach bezahlt, wenn bei der konkreten Umsetzung weniger Widerstände auftreten.
Eine gut durchdachte Strategie bewirkt, dass die vom Prozess betroffenen Mitarbeiter ihr Vertrauen in die eigenen Führungskräfte behalten und sie mit eigenen Kräften unterstützen. Wie sollen sich die Endnutzer denn für etwas einsetzen, dass sie nicht verstehen und bei dem sie die Vorteile gar nicht erkennen?
Strukturen und Abläufe anpassen
Um die eigenen Strukturen optimal auf den Change-Prozess vorzubereiten, braucht es an vorderster Front eine schlagkräftige Kerntruppe, die den Rückhalt der obersten Etage genießt. Mit ausgewiesenen Experten, die ausreichend Fachkenntnis der Materie selbst besitzen. Und mit Kommunikatoren, die den internen und externen Informationsfluss effektiv steuern.
Diese motivierte Gruppe besitzt die volle Autorität zur Umsetzung des Projekts und repräsentiert im besten Fall auch einen Querschnitt der Stakeholder – also aller Personen, die direkt oder indirekt am Change-Prozess beteiligt sind.
Nötige Ressourcen bereitstellen
Nicht nur Personal, Geld und Räumlichkeiten sind nötige Ressourcen für das Change Management. Vor allem müssen sich Führungskräfte und Mitarbeiter zusätzliche Zeit freischaufeln, damit sie sich explizit nur um den Veränderungsprozess kümmern können.
Aber nicht nur dass: Wissensressourcen, wie die Kenntnis der richtigen Change Management-Modelle helfen, die Digitalisierung von MICE Prozessen methodisch anzugehen. Und falls nicht vorhanden, lässt sich Expertise intern durch Fortbildungen aufbauen oder extern durch Berater einkaufen. Wichtig ist nur, dass die gewählten Methoden immer zur eigenen Unternehmenskultur passen.
Auch nicht zu vergessen: Sogar interner Widerstand kann eine wichtige Ressource sein. Denn Kritiker sehen sich oft als Bewahrer und liefern wichtige Informationen, die für die weitere Umsetzung eine tragende Rolle spielen können.
Stakeholder einbeziehen, Meinungsführer gewinnen
Ein gutes Stakeholder Management ist in Change-Prozessen Pflicht. Dabei gilt es, alle Personen(gruppen) im Blick zu haben, die direkt oder indirekt von der Veränderung betroffen sind. Es zählt vor allem Empathie: Jeder Stakeholder hat eigene Interessen – und je besser man sich in ihn hineinversetzen kann, umso besser kann man die Reaktionen vorausahnen, um darauf vorbereitet zu sein.
Wer also schon im Vorfeld des Change-Projekts eine detaillierte Stakeholder-Analyse macht und Strategien entwickelt, wann er bestimmte Personen einbezieht, für den läuft es rund. So sollte die einflussreichste Gruppe schon bei der Planung und Strategieentwicklung mitreden dürfen.
Interne Kommunikation optimieren
Das man nicht nicht kommunizieren kann, wusste schon der Sprachwissenschaftler Paul Watzlawick. Deshalb geht es vor allem auch beim Change Management darum, Kommunikationsprobleme aus dem Weg zu schaffen: Denn wer unklar, intransparent und schwammig kommuniziert, darf sich nicht wundern, dass schon bald der Rückhalt für sein Projekt schwindet.
Um dem entgegenzutreten sollte immer klar, zeitnah und transparent über Ziele, Erfolge aber auch Probleme im Prozess informiert werden.
Eine dichte Informationsstruktur beugt Verunsicherung und Vertrauensverlust vor. Mit frühzeitigen und nachvollziehbaren Erklärungen sowie einem regelmäßigen Dialog, der auch auf unbequeme Fragen Antworten hat.
Tipp: Kommunizieren und zeigen Sie vor allem schnelle und sichtbare Erfolge, um die Akzeptanz zu steigern und sich den nötigen Rückhalt zu sichern.
Change Management als dynamischen Prozess begreifen
Nach der Veränderung ist vor der Veränderung. Daher ist erfolgreiches Change Management als dynamischer Prozess zu begreifen, der nicht in festgefahrenen Bahnen verläuft. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor besteht auch bei der Einführung einer Eventplanungssoftware darin, den Kopf über den Tellerrand zu strecken, sich Feedback einzuholen und Stellschrauben fortwährend zu justieren. Viele wichtige Erfahrungen können naturgemäß auch erst im laufenden Prozess gemacht werden. Fehlt hier die Möglichkeit, flexibel zu reagieren, steht der Change Prozess unter keinem guten Stern.
Lesen Sie auch unsere anderen Teile unserer Blogreihe zum Thema Change Management.
Und falls Sie die Einführung einer digitalen MICE-Lösung in Erwägung ziehen, hilft Ihnen unsere downloadbare Checkliste, klarer zu sehen.
