Die Umsetzung von Prozess- und Kostenoptimierungen steht in vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Auch die Bereiche Veranstaltungseinkauf und Geschäftsreisen tragen zu den Unternehmenskosten bei und weisen dabei sogar Überschneidungen auf. Die Vermutung liegt daher nahe, dass sie über ein hohes Konsolidierungspotenzial verfügen und eine Zusammenführung der Bereiche sinnvoll ist.
Synergien erkennen
Betrachtet ein Unternehmen dieses Konsolidierungspotenzial, stellt es schnell fest, dass es bei den Warengruppen Geschäftsreisen und Veranstaltungen einige Ähnlichkeiten gibt. Auch wenn eine Zusammenlegung des Einkaufs der beiden Bereiche vielversprechend erscheint, so liegen in vielen Unternehmen noch ungenutzte Synergie- und Einsparpotenziale im Tagungs-, Event- und Traveleinkauf brach. Eine Zusammenführung von Travel und MICE ist mit einigen organisatorischen, rechtlichen sowie technischen Herausforderungen verbunden.
Um diese Herausforderungen im Vorfeld aufzuspüren, steht vor allem die Evaluation des Bedarfs und der Kosten sowie des Volumens durch die jeweils Verantwortlichen des Travel und des MICE Bereichs im Fokus. Die sich daraus ergebenden Erkenntnisse müssen anschließend auf mögliche Synergieeffekte untersucht werden. Dabei steht die ganzheitliche Betrachtung aller steuerungs- und entscheidungsrelevanten Daten von Geschäftsreisen und Veranstaltungen im Mittelpunkt. Oftmals sind die Ausgaben bei Veranstaltungen weitaus höher als bei Geschäftsreisen, daher lohnt sich ein detaillierter Blick darauf.
Zudem werden in beiden Bereichen oft mit gleichen Dienstleistern verhandelt, beispielsweise Hotels bei Dienstreisen und bei Tagungen. Es stellt sich daher die berechtigte Frage, warum nicht gleich das gesamte Volumen verhandelt wird? Auch die Anreise zu Tagungen kann mit denselben Dienstleistern erfolgen, mit denen das Unternehmen über das Travel Management bzw. den Einkauf Verträge abgeschlossen hat. Für die Abrechnungen können die Firmenkreditkarten verwendet werden, die im Travel Management schon etabliert sind.
Konsolidierung von Travel und MICE
Die Bündelung von Hotelvolumina und ein vereinfachtes Kreditorenhandling sind deutliche Vorteile einer Konsolidierung. Das größere Volumen gibt dem Einkauf einen Verhandlungsvorsprung, der geschickt genutzt zu besseren Einkaufsverhandlungen mit Hotels und Fluggesellschaften führt.
Zudem verschlankt die Bündelung Prozesse, spart Kosten und führt zu einem ganzheitlichen und damit prozessoptimierten Einkaufsmanagement. Ein gemeinsames Veranstaltungs- und Travel-Management lohnt sich für den Einkauf vor allem im Hinblick auf Arbeitseffizienz und Bedarfsbündelung:
- vereinheitlichte Prozesse und Bezahlwege für Mitarbeiter und Lieferanten
- Datenmanagement beim Buchungs- und Abrechnungsprozess
- Schaffung von Transparenz
Der Travel Manager wird zum Allrounder, der auch das Veranstaltungsmanagement verantwortet und durch Wissen und Kompetenz einen Mehrwert für das Unternehmen erwirtschaftet. Dafür muss der Allrounder Kenntnisse von beiden Bereichen haben. Er muss wissen, dass bei Events nicht immer alles von A bis Z im Vorfeld planbar sowie eine gewisse Flexibilität notwendig ist, wenn es um Verträge und Abrechnungen geht. Andersherum ist es wichtig, dass Besonderheiten im Travelbereich berücksichtigt werden. Unternehmensrelevante Prozesse und Regelungen sollten keine Einschränkungen bedeuten, sondern für transparente und effiziente Abläufe sorgen.
Digitale Konsolidierung
Für eine optimale Umsetzung dieser Konsolidierung ist es von Vorteil, wenn die Travel- und MICE-Kennzahlen so transparent werden, dass sie ganzheitlich konsolidiert ausgewertet werden können. So ist es dem Event- und Travel-Management besser möglich, Rahmenverträge mit Leistungsträgern auf Basis der konsolidierten Daten zu verhandeln und das konkrete Volumen einfließen zu lassen, Buchungsströme zu identifizieren und auszuwerten.
Durch den Einsatz einer IT-Lösung werden im Optimalfall schlanke Prozesse sichergestellt, eine hohe Transparenz über den Spend geschaffen sowie durch die Senkung der direkten und indirekten Kosten ein höchstmöglicher Beitrag zum Unternehmensergebnis gewährleistet. Dass die beiden Bereiche Travel und MICE bisher nur sehr langsam zusammenwachsen, liegt an den unterschiedlichen komplexen Herausforderungen. Auch eine nicht zufriedenstellende Interaktion der vorhandenen Softwarelösungen sowie der hohe Kommunikations- und Abstimmungsbedarf untereinander sind Hindernisse, die es noch zu überwinden gilt. Können die Daten nicht konsolidiert und verglichen werden, so ist die notwendige Transparenz für effiziente Prozesse nicht gegeben.Es reicht eben nicht, einfach eine Veranstaltungsrichtlinie herauszugeben oder ein Buchungsportal einzuführen und dann läuft es. Zielführende Kommunikation im Unternehmen ist ebenso notwendig wie ein frühzeitiger Einbezug von Entscheidungsträgern. Vor allem müssen in der Evaluierungsphase fundierte Erkenntnisse darüber gesammelt werden, ob und in welchen Bereichen eine Konsolidierung überhaupt Sinn macht.
Nutze unseren Fragenkatalog, der die wichtigsten Fragen für die Evaluierung notwendiger Eckpunkte in Bezug auf die Einführung einer Softwarelösung bereitstellt:
