E-Procurement hilft Unternehmen, Waren und Dienstleistungen zu günstigen Gesamtkosten zu beschaffen, indem der gesamte Einkaufsprozess digitalisiert wird. Das höchste Einsparpotential wird dabei dann erreicht, wenn der gesamte Beschaffungsprozess weiterentwickelt und professionell betrieben wird und die e-Procurement-Lösung den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
e-Procurement-Lösungen in der Praxis
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen den gesamten Einkaufsprozess oder nur einzelne Komponenten optimieren möchten, gibt es verschiedene Lösungen für die elektronische Beschaffung. Diese reichen von einfachen Tools zur Automatisierung bestimmter Aufgaben bis hin zu umfassenden Plattformen, die den gesamten Beschaffungsprozess abdecken. In der Praxis hat e-Procurement die Beschaffungs- und Koordinationsprozesse erheblich verbessert, indem es die Transparenz erhöht, Bearbeitungszeiten verkürzt und Fehler reduziert hat.
Da es es keine standardisierten e-Procurement-All-in-One-Lösungen gibt, betreiben viele Unternehmen mehrere spezialisierte Lösungen gleichzeitig. Damit einhergehend sind die wichtigen Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung oft "nicht-technischer" Natur. Für integrierte Beschaffungslösungen sind eine umfassende Beschaffungsstrategie und -organisation sowie die Ausrichtung der verschiedenen e-Procurement-Lösungen entlang des Beschaffungsprozesses erforderlich. Eine integrierte Systemarchitektur, die eine nahtlose Kommunikation zwischen den verschiedenen Lösungen ermöglicht, ist ebenfalls notwendig.
Der Einkaufsprozess von Veranstaltungen und SAP
Auch für den Veranstaltungseinkauf setzen Unternehmen zunehmend Software ein, um die Transparenz zu steigern und die Prozesse zu optimieren. So bildet beispielsweise das MICE Portal mit einer browserbasierten Lösung zur elektronischen Abwicklung von MICE Anfragen den Veranstaltungseinkauf ganzheitlich ab. Von der Suche, über die Buchung und Koordination der Anbieter bis zur Abrechnung. Der MICE Prozess wird ganzheitlich und unternehmensfreundlich abgedeckt.
Da viele Unternehmen SAP als e-Procurement-Lösung einsetzen, ermöglicht das MICE Portal eine einfache und schnelle Anbindung an kundeninterne Systeme wie SAP dank langjähriger Erfahrung. Dies erleichtert die Integration und Optimierung der Beschaffungsprozesse und durch die nahtlose Verbindung werden Daten effizient synchronisiert und Fehler minimiert.
Durch die digitale Erfassung von Veranstaltungsleistungen sind die idealen Voraussetzung für die Nutzung der vollumfänglichen Möglichkeiten von SAP im Veranstaltungseinkauf gegeben. Jede einzelne Veranstaltungsleistung lässt sich durch die einmalige Definition im SAP vollautomatisch einer Warengruppe zuordnen. Eine erneute Übertragung der Leistung und der dazugehörigen Warengruppen in das vorhandene Warenwirtschaftssystem wird auf diese Weise effizient eingespart.
