E-Procurement hilft Unternehmen, Waren und Dienstleistungen zu günstigen Gesamtkosten zu beschaffen, indem der gesamte Einkaufsprozess digitalisiert wird. Das höchste Einsparpotential wird dabei dann erreicht, wenn der gesamte Beschaffungsprozess weiterentwickelt und professionell betrieben wird und die e-Procurement-Lösung den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
e-Procurement-Lösungen in der Praxis
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen den gesamten oder nur einzelne Komponenten des Einkaufsprozesses optimieren möchten, gibt es verschiedene Lösungen für die elektronische Beschaffung. In der Praxis angekommen, hat e-Procurement die Beschaffungs- und Koordinationsprozesse erheblich optimiert. Da es es keine standardisierten e-Procurement-All-in-One-Lösungen gibt, betreiben viele Unternehmen mehrere e-Procurement-Lösungen. Damit einhergehend sind die wichtigen Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung eher "nicht-technischer" Natur. Für integrierte Beschaffungslösungen ist eine umfassende Beschaffungsstrategie und -organisation, die Ausrichtung der verschiedenen e-Procurement-Lösungen entlang des Beschaffungsprozesses und eine integrierte Systemarchitektur notwendig.
Der Einkaufsprozess von Veranstaltungen und SAP
Auch für den Veranstaltungseinkauf setzen Unternehmen zunehmend Software ein, um die Transparenz zu steigern und die Prozesse zu optimieren. So bildet beispielsweise das MICE Portal mit einer browserbasierten Lösung zur elektronischen Abwicklung von MICE Anfragen den Veranstaltungseinkauf ganzheitlich ab. Von der Suche, über die Buchung und Koordination der Anbieter bis zur Abrechnung. Der MICE Prozess wird ganzheitlich und unternehmensfreundlich abgedeckt.
Da viele Unternehmen als e-Procurement-Lösung SAP einsetzen, können im MICE Portal Anbindungen an kundeninterne Systeme wie SAP dank langjähriger Erfahrung einfach und schnell realisiert werden.
Durch die digitale Erfassung von Veranstaltungsleistungen sind die idealen Voraussetzung für die Nutzung der vollumfänglichen Möglichkeiten von SAP im Veranstaltungseinkauf gegeben. Jede einzelne Veranstaltungsleistung lässt sich durch die einmalige Definition im SAP vollautomatisch einer Warengruppe zuordnen. Eine erneute Übertragung der Leistung und der dazugehörigen Warengruppen in das vorhandene Warenwirtschaftssystem wird auf diese Weise effizient eingespart.
