Digitalisierung, Internet, mobiles Arbeiten – warum können also auch Events nicht online stattfinden? Mit einer Kombination aus Webcasts und Online-Meetings bietet das Netz eine effektive Gestaltungsmöglichkeit im Event-Bereich. Virtuelle Events sind eine innovative Chance gegen eine Orts- und Zeitabhängigkeit von Veranstaltungen. Neben finanziellen Vorteilen gibt es noch etliche weitere Gründe, ein Event in die virtuelle Welt zu bringen.
Unterschied zum Reality-Event
Wie auch bei örtlich stattfindenden Veranstaltungen informieren virtuelle Events über ein Thema durch eine bestimmte Art der Veranstaltung. Diese können von Messen, über Schulungen, bis hin zu Konferenzen und Kongressen gehen. Ein virtuelles Event ist in jeder Form möglich und findet auf einer interaktiven Website statt, die entweder eine eigene URL bekommt oder über die Unternehmenswebsite zu erreichen ist. Mit einem Online-Login kann jeder Teilnehmer – manchmal auch als Avatar – die virtuelle Event-Umgebung mit einem Ortsplan entdecken. Dabei ist alles selbsterklärend und einfach dargestellt.
Vorteile der virtuellen Events
Unternehmen setzen zunehmend auf virtuelle Events, da keine Veranstaltungskosten für Catering, Ausstellungsflächen, Kongresshallen oder auch An-/Abreise und Hotel anfallen. Bei gleichem Inhalt fallen ebenfalls Auf- und Abbauarbeiten der Location weg. Die Lebensdauer des Events verlängert sich durch On-Demand-Videos von Vorträgen, Präsentationen oder Ähnlichem, auf die immer wieder und jeder Zeit zugegriffen werden kann. Es wird geklickt, geliked und geteilt, was das Publikum enorm vergrößert und natürlich auch der Marktforschung dienlich ist. Die sozialen Medien nehmen hier eine völlig neue Rolle im Event-Bereich ein.
Ein virtuelles Event lebt von der Interaktion der Teilnehmenden. Besondere Beachtung gilt also jenen Teilnehmern, die nicht das nötige Technik-Know-How haben und sich eventuell bei der Registrierung für ein solches Event abschrecken lassen.
Zum Glück ist es einfacher, als man denkt. Sowohl die Planung und Erstellung eines virtuellen Events, als auch die Bedienung für die Besucher ist leicht und bietet zudem ein überzeugendes Echtheitsgefühl. Eine Installation einer neuen Software ist meist nicht notwendig und viele Anbieter stellen Live-Tests und Demo-Versionen im Vorfeld zur Verfügung, um den Zugang zu testen.
Auch eine Kombination aus realem und virtuellem Event, hybride Events, ist möglich. Letztendlich erweitern virtuelle Konferenzen und Meetings die Möglichkeiten des Networkings und des flexibleren Zeitmanagements bei Veranstaltern und Besuchern.
Technisches Equipment
Ebenso wichtig ist das technische Equipment um solche Online-Events stattfinden zu lassen. Dazu gehört eine Systemkamera oder professionelle Kamera, entsprechende professionelle Aufnahmegeräte und den Zusammenschluss und die Auswahl über welches Medium gestreamt oder veröffentlicht wird. Wenn Sie hierzu mehr erfahren möchten, können wir auch folgenden Artikel empfehlen "Technische Voraussetzungen für Online-Events".
Unser Überblick über die wichtigsten Veranstaltungsformate hilft, das passende Format zu finden:
