World Café: Der richtige Rahmen für angeregten Austausch und kreative Ideen

World Cafés sind eine angewandte Form des „Crowd Sourcing“, das die Gedanken-, Ideen- und Wissensfülle eines Kollektivs für Zukunftsfragen nutzt.

Vom Zufallsprodukt zum Klassiker

Das World Café ist eine Veranstaltungsform, die in Europa relativ neu, aber bereits sehr anerkannt ist, vor allem im Change Management. Fast zufällig wurde die Methode zu Beginn der 90er-Jahre von Juanita Brown und David Isaacs entwickelt.

Die amerikanischen Unternehmensberater hatten angeblich ein anderes Format geplant. Aufgrund einer Regensituation fanden sie jedoch alle Tagungsteilnehmer schon vorab beim Kaffee an vielen kleinen Tischen in intensive Gespräche vertieft. Spontan nahmen Brown und Isaacs die Situation auf und erhoben sie zum Prinzip der gesamten Veranstaltung.

Die Teilnehmer: Kaffeehaus-Gäste

Jeweils vier oder fünf Personen sitzen in einem angenehmen Ambiente an einem kleinen Kaffeehaustisch. Sie tauschen sich intensiv zu bestimmten Fragen oder strittigen Punkten aus, die ihre Gemeinschaft oder ihre Arbeit betreffen. Sie nutzen dafür nicht nur Worte, sondern auch Bilder und Skizzen, die sie auf die Tischtücher kritzeln.

Jeder bringt sein Wissen und seine Kreativität zum Thema ein und trägt seinen Anteil zur Vertiefung von Fragen oder Ideen bei.

Indem die Teilnehmer nach einer gewissen Zeit die Tische wechseln und sich zu immer neuen Gruppen formieren, wird die Diskussion weiter vertieft, verknüpft und verdichtet, bis sie am Schluss zu einem inhaltlichen Gesamtbild zusammengeführt wird.

Die Gesprächsleitung: impulsgebendes Hosting

Sogenannte Gastgeber bleiben an den Tischen sitzen. Sie fungieren als konstruktive und dokumentierende Schlüsselpersonen, erläutern den neuen Gästen, welche Themen zuvor besprochen wurden und dokumentieren den Diskussionsverlauf.

Abschließend führt die gesamte Gruppe ihr kollektives Wissen und Ideenpotential zusammen, so dass die möglichen Lösungsansätze und innovativen Möglichkeiten zum Handeln auf ganz organische Weise sichtbar werden.

Der Ablauf: Einladung zum Austausch

Das World Café ist ein ausgesprochen effektives Veranstaltungsformat, einfach und flexibel in der Form, nach dem Prinzip der Varieté-Bestuhlung oder Kabarett-Bestuhlung einzurichten und mit eineinhalb bis zwei Stunden Dauer von relativ geringem Zeitaufwand. Ein World Café eignet sich für 12 bis 1.600 Personen.

Wichtig ist ein klarer Fokus, für den der Gastgeber verantwortlich ist. Er präsentiert das Ziel des Cafés, erklärt die Regeln und den Ablauf und eröffnet das zu behandelnde Thema.

Bei einem World Café werden mindestens drei Gesprächsrunden von 20 bis 30 Minuten Dauer abgehalten. In der ersten Runde wird das Thema ausgelotet, in der zweiten Runde werden Ideen vertieft und Verknüpfungen hergestellt. In der dritten wird bereits ein erster Ausblick entwickelt.

Der Abschluss: Harvesting

Das Kollektiv wird genutzt, um möglichst viel Input zu gewinnen und zu innovativem Denken anzuregen. Intensives Networking und persönliche Begegnungen mit den anderen Teilnehmern bewirken authentische Kommunikation, innere Beteiligung und das Gefühl der individuellen und kollektiven Verantwortung.

Am Schluss wird die Kaffeehaussituation aufgelöst. Nun arbeiten alle Teilnehmer gemeinsam am sogenannten Harvesting: an der Zusammenführung und Veranschaulichung ihrer Ergebnisse. Das Plenum profitiert jetzt von der Intensität der Kleingruppenarbeit.

Beim Harvesting wird vor allem die Ergebnisfülle des Plenums geerntet. Konkrete Konzepte zur Umsetzung oder ein Maßnahmenplan gehören nicht zu den Zielen dieses Veranstaltungsformats.

Auch andere Veranstaltungsformate können für Ihr Event in Frage kommen. Finden Sie hier eine Präsentation der wichtigsten Veranstaltungsformate: 

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