Open Space als Event: Alle Regeln und Infos im Überblick

Ein Veranstaltungsformat, bei dem auf möglichst wenige Regeln gesetzt wird und Teilnehmende Insektennamen bekommen? Was auf den ersten Blick wie ein Garant für Chaos anmutet, hat sich in der Praxis als erfolgreiche Methode zur Moderation großer Gruppen erwiesen. Worum es beim Open Space geht und ob die Methode für dein Vorhaben geeignet ist, erfährst du hier.

Was passiert beim Open Space

Die sogenannte Open Space Technology wurde 1985 von Owen Wilson entwickelt. Als besondere Stärke der Methode hat sich erwiesen, dass mit ihr komplexe Themen innerhalb kurzer Zeit von großen Gruppen (bis zu mehreren Tausend Teilnehmenden) bearbeitet werden können. Anders als bei traditionellen Konferenzen gibt es keine vorprogrammierte Tagesordnung, keine feststehenden Redebeiträge und keine vorbestimmten Aufgaben. Die Tagesordnung beim Open Space wird von den Teilnehmenden vor Ort erstellt. Festgelegt sind lediglich das Generalthema und eine bestimmte Abfolge von Schritten, die dem Format eine Struktur geben:

1. Einführung: Das Thema und die Methode werden vorgestellt.
2. Anliegensammlung: Alle Teilnehmenden bringen ihre Anliegen ein.
3. Marktplatz: Die Anliegen werden Arbeitsräumen und -zeiten zugeordnet, die Teilnehmenden ordnen sich den Themen zu.
4. Gruppenarbeitsphase: Es wird autonom und mit interner Moderation in den Gruppen an den Themen gearbeitet, die Ergebnisse werden an einer Wand dokumentiert.
5. Sharing: Nach der Gruppenarbeitsphase können sich alle Gruppen an der Dokumentationswand einen Überblick über Ergebnisse verschaffen.
6. Maßnahmenplanung: Gegebenenfalls werden mit allen Teilnehmenden konkrete Maßnahmen oder Initiativen beschlossen.
7. Abschluss: Hier ist Raum für einen abschließenden Austausch und Feedback der Teilnehmenden.
8. Dokumentation: Alle Arbeits-, Dokumentations- und Maßnahmenpapiere, die während des Open Space entstanden sind, werden gesammelt, (digital) archiviert und den Teilnehmenden zugänglich gemacht.

Prinzipien und Regeln des Open Space

Ein Open Space wird in der Regel dann organisiert, wenn ein dringendes, wichtiges, komplexes Thema ansteht, das viele Menschen betrifft. Das kann von der Stadtteilplanung bis hin zu grundlegenden Unternehmensentscheidungen alles sein. Die vier Prinzipien des Open Space lauten:

• Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Leute. Egal wie viele, egal wer, jede und jeder ist willkommen.
• Was auch immer geschieht, es ist das Einzige, was geschehen konnte. Auch ungeplante Ereignisse sind willkommen, jeder Input ist nützlich.
• Es beginnt, wenn die Zeit reif ist. Egal, wie lange es dauert, und egal, wann Menschen zu einer Arbeitsgruppe stoßen oder sie wieder verlassen – der Prozess ist zeitlich dynamisch.
• Vorbei ist vorbei – nicht vorbei ist nicht vorbei. Dieses Prinzip leitet sich aus dem vorherigen ab. Ein Prozess ist abgeschlossen, wenn die Energie aufgebraucht ist.

Des Weiteren gilt das Gesetz der zwei Füße, das heißt, Teilnehmende bleiben nur so lange in einer Gruppe, wie sie es wollen und das Gefühl haben, etwas lernen oder beitragen zu können. Dabei kristallisieren sich in der Regel zwei Menschentypen ab: Die „Hummeln“, die von Gruppe zu Gruppe wechseln und sie gegenseitig befruchten, und die „Schmetterlinge“, die für andere einen Anziehungspunkt bilden.

Voraussetzungen für einen Open Space

Damit ein Open Space für alle Beteiligten zum Erfolg wird, sollte er sorgfältig vorbereitet werden. Neben der Wahl einer Räumlichkeit, die Platz für die Arbeit in Gruppen bietet und der Bereitstellung von Materialien ist eine klare Definition des Generalthemas entscheidend. Der Ablauf und die Infrastruktur müssen zu Beginn sehr gut erklärt werden, damit sich alle Teilnehmer orientieren können. Plane auch genügend Zeit ein – das Format erfordert in der Regel mindestens einen ganzen Tag als zeitlichen Rahmen, kann sich aber auch über mehrere Tage erstrecken. Eine weitere Erfolgsregel lautet: Nutze die Synergien! Ein Open Space kann eine regelrechte Aufbruchsstimmung erzeugen. Diese hohe Motivation muss „aufgefangen“ und in konkrete Handlungen umgesetzt werden. Sorge dafür, dass die Vorhaben und Ideen in Projekte umgesetzt werden und Teams mit festen Verantwortlichen gebildet werden. So wird aus deinem Open Space Event ein Erfolg mit nachhaltigen Ergebnissen.

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